Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), áp dụng từ ngày 01/07/2025. Quy định này thay thế ngưỡng 20 triệu đồng trước đây. Điều quan trọng cần nhớ: chỉ cần một phần nhỏ của hóa đơn ≥5 triệu được thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ mất quyền khấu trừ thuế GTGT cho toàn bộ giá trị hóa đơn đó.
I. Quy định chung về chứng từ thanh toán hóa đơn ≥ 5 triệu đồng
1. Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt
- Áp dụng cho mọi hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị thanh toán từ 5.000.000 đồng trở lên. Căn cứ là tổng giá trị hóa đơn, không phải giá trị mỗi lần thanh toán.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải tuân thủ Nghị định 52/2024/NĐ-CP, ví dụ: ủy nhiệm chi, lệnh chi, séc, thẻ ngân hàng, ví điện tử.
- Nội dung chuyển khoản cần ghi rõ các thông tin để đối chiếu với hóa đơn như: “Thanh toán cho hóa đơn số [số hóa đơn] ngày [ngày hóa đơn] của [tên nhà cung cấp]”.
2. Trường hợp thanh toán nhiều lần (trả trước, trả sau)
- Đối với một hóa đơn duy nhất được thanh toán làm nhiều đợt (trả trước một phần, trả sau một phần), tất cả các lần thanh toán đều phải có chứng từ chuyển khoản hợp lệ.
- Tổng giá trị các lần chuyển khoản phải khớp đúng với tổng số tiền phải thanh toán trên hóa đơn.
3. Trường hợp mua hàng nhiều lần trong ngày từ một nhà cung cấp
- Nếu trong cùng một ngày, doanh nghiệp có nhiều giao dịch với cùng một nhà cung cấp và tổng giá trị các hóa đơn cộng lại từ 5 triệu đồng trở lên, thì các giao dịch này cũng phải tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt.
- Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với giá trị các lần mua hàng có chứng từ chuyển khoản hợp lệ.
II. Các trường hợp đặc thù được khấu trừ thuế GTGT
Pháp luật cũng quy định một số trường hợp đặc thù mà doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào dù chưa có chứng từ chuyển khoản ngay tại thời điểm nhận hóa đơn.
1. Mua hàng trả chậm, trả góp
- Doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào ngay tại thời điểm nhận hóa đơn, với điều kiện hợp đồng mua bán có thỏa thuận rõ về việc trả chậm hoặc trả góp.
- Tuy nhiên, đến hạn thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu không có, phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ.
2. Thanh toán bằng hình thức bù trừ công nợ
- Trường hợp thanh toán bằng cách bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra cũng được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.
- Điều kiện là phải có hợp đồng và biên bản bù trừ công nợ được xác nhận bởi cả hai bên.
3. Ủy quyền cho bên thứ ba hoặc nhân viên thanh toán
- Trường hợp ủy quyền cho bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng, hoặc nhân viên dùng thẻ tín dụng cá nhân thanh toán rồi công ty thanh toán lại cho nhân viên, vẫn được khấu trừ.
- Điều kiện: Phải được quy định cụ thể trong hợp đồng và công ty phải có chứng từ chuyển khoản trả lại tiền cho cá nhân hoặc bên thứ ba đó.
Ví dụ minh họa
- Trường hợp đủ điều kiện: Hóa đơn 15 triệu đồng. Doanh nghiệp trả trước 5 triệu bằng chuyển khoản và trả sau 10 triệu cũng bằng chuyển khoản. Cả hai lần đều có chứng từ hợp lệ. → Được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT của hóa đơn.
- Trường hợp vi phạm: Hóa đơn 10 triệu đồng. Doanh nghiệp trả trước 9 triệu bằng chuyển khoản nhưng trả sau 1 triệu bằng tiền mặt. → Toàn bộ hóa đơn không được khấu trừ thuế GTGT.
Lưu ý quan trọng
- Không dùng tiền mặt dù chỉ 1 đồng: Với hóa đơn ≥ 5 triệu, tuyệt đối không thanh toán bất kỳ khoản nào bằng tiền mặt nếu muốn được khấu trừ thuế.
- Hậu quả nghiêm trọng: Thanh toán sai quy định không chỉ làm mất quyền khấu trừ thuế, tăng chi phí thuế phải nộp mà còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo Luật Quản lý thuế.
