Doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo với cơ quan thuế khi thay đổi nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
I. Quy trình thực hiện khi thay đổi nhà cung cấp
1. Hủy hóa đơn với nhà cung cấp cũ
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hủy các hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng với nhà cung cấp cũ.
- Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử theo mẫu quy định.
- Nếu doanh nghiệp đã sử dụng hết toàn bộ số hóa đơn đã thông báo phát hành thì không cần thực hiện bước này.
2. Đăng ký hóa đơn với nhà cung cấp mới
Doanh nghiệp tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với nhà cung cấp mới. Hồ sơ nộp đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, bao gồm:
- Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
- Mẫu hóa đơn điện tử của nhà cung cấp mới.
II. Cập nhật quy định mới từ 01/06/2025
- Trường hợp thay đổi thông tin người đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện theo trình tự như đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu.
- Đối với các thay đổi thông tin khác, Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế sẽ gửi yêu cầu xác nhận qua địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại của người đại diện đã đăng ký.
Ví dụ thực tế
Công ty ABC muốn chuyển từ phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp X sang nhà cung cấp Y. Công ty cần lập biên bản hủy hóa đơn với nhà cung cấp X (nếu chưa sử dụng hết), sau đó nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn mới với nhà cung cấp Y đến Chi cục Thuế quản lý.
Lưu ý quan trọng
- Mẫu hóa đơn điện tử mới phải tuân thủ đúng quy định về nội dung và hình thức theo các nghị định, thông tư hiện hành.
- Doanh nghiệp cần đảm bảo hoàn thành đầy đủ các thủ tục trước khi chính thức sử dụng hệ thống hóa đơn của nhà cung cấp mới để tránh vi phạm pháp luật.
