Người lao động có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) trở lên cần thực hiện thủ tục gộp sổ để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ quy định, giúp mỗi người chỉ sở hữu một sổ BHXH duy nhất.
I. Điều kiện thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH
- Cá nhân có từ 2 sổ BHXH trở lên với thời gian đóng không trùng hoặc có trùng thời gian đều phải làm thủ tục gộp sổ.
- Cơ quan BHXH sẽ thu hồi tất cả các sổ BHXH, hợp nhất dữ liệu, in lại toàn bộ quá trình đóng, hưởng BHXH, BHTN vào sổ mới.
II. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai TK1-TS: điền thông tin tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT (ghi rõ yêu cầu gộp sổ tại mục Nội dung thay đổi, yêu cầu).
- Tất cả các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).
- Mẫu D01-TS chỉ trường hợp đơn vị lập danh sách gửi cơ quan BHXH, NLĐ tự đi gộp thì không cần.
- Nếu thông tin cá nhân trên các sổ chưa thống nhất (họ tên, ngày sinh, giới tính…), cần kèm theo giấy tờ chứng minh nhân thân hợp pháp để điều chỉnh thông tin trước khi gộp.
III. Nơi và cách thức nộp hồ sơ
- Người lao động đang làm việc: Nộp qua đơn vị sử dụng lao động hiện tại hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.
- Người lao động đã nghỉ việc: Nộp tại BHXH cấp huyện/tỉnh nơi cư trú (thường trú/tạm trú) hoặc nơi đơn vị cuối cùng đóng BHXH.
IV. Quy trình thực hiện thủ tục gộp sổ
- Kiểm tra, đối chiếu thông tin cá nhân trên các sổ BHXH (họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch). Nếu thông tin chưa thống nhất, cần làm thủ tục điều chỉnh trước khi gộp sổ.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền hoặc các hình thức khác đã nêu.
- Nhận kết quả: Sổ BHXH đã gộp và quyết định hoàn trả (nếu có).
V. Thời hạn giải quyết
- Không quá 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Không quá 45 ngày nếu cần xác minh dữ liệu tại nhiều tỉnh, thành phố.
VI. Kết quả nhận được
- Sổ BHXH mới đã gộp (thể hiện đầy đủ thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ cũ).
- Cơ quan BHXH sẽ ra quyết định hoàn trả phần đóng trùng (nếu có) theo đúng quy định, việc hoàn trả sẽ được thực hiện cho đơn vị hoặc người lao động tùy trường hợp.
Lưu ý quan trọng
- Người lao động có thể tự làm thủ tục gộp sổ mà không cần thông qua đơn vị cũ.
- Việc gộp sổ không làm mất quyền lợi BHXH đã tích lũy, chỉ nhằm thống nhất quản lý.
- Có thể nộp chung hồ sơ điều chỉnh thông tin và gộp sổ nếu cần sửa thông tin cá nhân hoặc quá trình đóng tại đơn vị hiện tại.
- Nếu cần điều chỉnh quá trình đóng tại đơn vị cũ hoặc có thời gian đóng trùng nhau, phải nộp hồ sơ điều chỉnh trước khi gộp.
