Để chứng minh doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, chứng từ theo quy định hiện hành của pháp luật về thuế. Dưới đây là các điều kiện, thành phần hồ sơ và lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này.
I. Điều kiện và hồ sơ khấu trừ thuế GTGT đầu vào chung
- Hóa đơn/chứng từ hợp lệ:
- Có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.
- Đối với hàng hóa nhập khẩu: Phải có chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho nhà thầu nước ngoài.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
- Áp dụng với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng nhập khẩu) có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).
- Các hình thức hợp lệ bao gồm: Chuyển khoản qua ngân hàng, ủy nhiệm chi, và các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác theo quy định.
- Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị dưới 5 triệu đồng thì không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Mục đích sử dụng:
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
II. Hồ sơ bổ sung đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu
- Hợp đồng ký kết với bên nước ngoài về việc bán, gia công hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ.
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
- Tờ khai hải quan đã thông quan (đối với hàng hóa xuất khẩu).
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Các chứng từ liên quan khác (nếu có) như: Vận đơn, phiếu đóng gói, chứng từ bảo hiểm.
III. Các trường hợp đặc thù được khấu trừ thuế
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để hình thành tài sản cố định phục vụ cho người lao động tại doanh nghiệp (nhà ăn, phòng thay đồ, nhà vệ sinh,…).
- Trường hợp góp vốn bằng tài sản để thành lập doanh nghiệp, hồ sơ là biên bản góp vốn và các giấy tờ liên quan.
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác mà hóa đơn mang tên bên được ủy quyền.
- Tài sản cố định là ô tô chở người từ 09 chỗ ngồi trở xuống có giá trị không vượt quá 1,6 tỷ đồng (phần vượt trên 1,6 tỷ không được khấu trừ).
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A xuất khẩu một lô hàng may mặc sang Nhật Bản. Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho các nguyên vật liệu đã mua, doanh nghiệp A cần chuẩn bị: Hợp đồng mua bán với đối tác Nhật Bản, hóa đơn GTGT bán hàng, tờ khai hải quan đã thông quan, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, vận đơn đường biển và phiếu đóng gói chi tiết lô hàng.
Lưu ý quan trọng
- Hạch toán riêng: Cơ sở kinh doanh phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ. Nếu không hạch toán riêng được, thuế đầu vào sẽ được khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm giữa doanh thu chịu thuế so với tổng doanh thu.
- Khai bổ sung: Trường hợp khai bổ sung hồ sơ thuế làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn, người nộp thuế phải nộp đủ số tiền thuế chênh lệch và tiền chậm nộp tương ứng.
- Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ, chứng từ phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.
