Khi sáp nhập công ty, thủ tục bảo hiểm xã hội (BHXH) cần thực hiện đúng để đảm bảo quyền lợi liên tục cho người lao động và tuân thủ quy định pháp luật.
I. Thủ tục tại công ty bị sáp nhập
- Công ty bị sáp nhập phải lập hồ sơ báo giảm tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN cho toàn bộ lao động, áp dụng với cả các mã đơn vị chính và mã phụ (ví dụ AD, BW, IC), bao gồm cả lao động đang nghỉ không hưởng lương, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, tạm hoãn hợp đồng hoặc tạm giam.
- Đơn vị bị sáp nhập phải chuyển nộp đầy đủ tiền đóng bảo hiểm các loại còn thiếu trước khi sáp nhập. Việc chuyển nộp cần thực hiện đúng cấu trúc mã (ví dụ: +BHXH+103+00+Mã đơn vị cũ+Mã cơ quan BHXH cũ+dong BHXH+).
II. Thủ tục tại công ty nhận sáp nhập
- Công ty nhận sáp nhập thực hiện hồ sơ đăng ký (báo tăng) tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN cho người lao động chuyển sang, sử dụng mẫu D02-LT.
- Nếu có thay đổi thông tin đơn vị, phải lập tờ khai TK3-TS, ghi chú rõ mã đơn vị cũ và đính kèm bản chính văn bản về việc sáp nhập, hợp nhất.
- Hệ thống phần mềm ngành BHXH sẽ tự động giảm lao động và giảm giá trị sử dụng thẻ BHYT tại đơn vị cũ sau khi tăng lao động ở đơn vị mới.
III. Xử lý trường hợp đặc biệt và chuyển tiếp
- Trường hợp đơn vị cũ đã mất tư cách pháp nhân mà chưa kịp báo giảm, đơn vị mới báo tăng lao động kèm bản sao văn bản sáp nhập; khi đó, phần mềm BHXH tự động xử lý giảm lao động tại đơn vị cũ.
- Cần nộp hồ sơ đề nghị xác nhận quá trình BHXH, cấp tờ rời sổ thông qua dịch vụ bưu chính theo mẫu Giấy tiếp nhận hồ sơ 620 gửi về cơ quan BHXH quản lý đơn vị cũ.
IV. Về quyền lợi của người lao động và quản lý nhân sự
- Nguyên tắc bảo đảm quyền lợi bảo hiểm xã hội không bị gián đoạn cho người lao động. Khi thay đổi thông tin lao động, công ty nhận sáp nhập chỉ cần sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động mà không cần chấm dứt hợp đồng.
- Việc bố trí, sắp xếp nhân sự khi sáp nhập thực hiện theo nguyên tắc tiếp nhận, bàn giao nguyên trạng theo hướng dẫn của cơ quan BHXH, đánh giá tổng thể để bố trí phù hợp đối với viên chức quản lý.
Ví dụ thực tế
Công ty A (bị sáp nhập) báo giảm toàn bộ lao động, chuyển nộp đủ tiền BHXH còn thiếu. Công ty B (nhận sáp nhập) báo tăng lao động sang đơn vị mới theo mẫu quy định, lập TK3-TS ghi chú thông tin mã đơn vị cũ, đính kèm văn bản sáp nhập. Phần mềm BHXH sẽ tự động giảm lao động ở công ty cũ khi hoàn tất báo tăng ở đơn vị mới. Hồ sơ đề nghị xác nhận quá trình BHXH nộp qua dịch vụ bưu chính.
Lưu ý quan trọng
- Hồ sơ báo giảm phải nộp trước ngày sáp nhập; hồ sơ báo tăng nộp chậm nhất 2 ngày làm việc sau quyết định sáp nhập.
- Phải thông báo bằng văn bản khi thay đổi thông tin tham gia BHXH.
- Đảm bảo đã đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN trước tháng phát sinh chế độ mới để kịp thời giải quyết trợ cấp.
