Tiền mà công ty chi trả cho người lao động đi học nâng cao tay nghề có thể được miễn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu đáp ứng đúng điều kiện về mục đích và chứng từ theo quy định. Tuy nhiên, nếu khoản chi này là phúc lợi hoặc có ghi rõ tên cá nhân, người lao động vẫn có thể phải nộp thuế TNCN.
I. Quy định về tiền công ty cử đi học và thuế TNCN
- Khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động (nếu phù hợp công việc chuyên môn, nghiệp vụ hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động) sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, không phải là khoản phúc lợi đơn thuần.
- Nếu công ty chi học phí dưới dạng phúc lợi (bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo), khoản này được miễn thuế TNCN nhưng tổng các khoản phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế/năm, và nếu ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì vẫn tính vào thu nhập của người được hưởng để nộp thuế TNCN.
II. Phân biệt chi phí đào tạo và tiền lương trong thời gian đi học
- Chi phí đào tạo gồm: chi phí trả cho người dạy, tài liệu, trường lớp, máy móc thực hành, chi phí hỗ trợ cho người học… Khoản này được miễn thuế TNCN nếu công ty chi trực tiếp, có chứng từ hợp lệ.
- Tiền lương nhân viên nhận trong thời gian đi học vẫn tính là thu nhập từ lương, công nên phải chịu thuế TNCN như bình thường.
III. Điều kiện để chi phí đào tạo được miễn thuế TNCN
- Phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc nằm trong kế hoạch đào tạo của công ty.
- Có đầy đủ chứng từ hợp lệ: quyết định cử đi học, hợp đồng/thỏa thuận đào tạo, hóa đơn và chứng từ thanh toán (nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt).
IV. Các khoản liên quan khác
1. Chi phí đi lại, ăn ở khi học tập
- Các chi phí vé tàu, xe, máy bay, nhà ở cho người lao động khi đi học được tính như công tác phí. Nếu có chứng từ hợp lệ và phù hợp quy chế tài chính thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
2. Chi phí đào tạo khi tính thuế TNDN
- Chi phí đào tạo nhân viên đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và liên quan đến sản xuất kinh doanh thì được tính là chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Chi phí này có thể phân bổ dần nhưng tối đa không quá 3 năm.
3. Học phí cho con của người lao động
- Tiền học phí cho con của người lao động nước ngoài học ở Việt Nam (từ mầm non đến THPT) hoặc con của người Việt Nam học ở nước ngoài, nếu công ty trả trực tiếp cho cơ sở giáo dục và đủ chứng từ, sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của lao động.
Ví dụ thực tế
- Nếu doanh nghiệp trả học phí đào tạo phù hợp công việc cho nhân viên, khoản này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Nếu là chi bổ sung kiến thức, phúc lợi và ghi tên cá nhân, khoản này sẽ cộng vào thu nhập để tính thuế TNCN và phải nằm trong giới hạn 01 tháng lương bình quân năm để được khấu trừ thuế TNDN.
Lưu ý quan trọng
- Phân biệt rõ chi phí đào tạo phục vụ công việc và chi phúc lợi để tránh sai sót khi hạch toán thuế.
- Khi ghi rõ tên cá nhân nhận khoản phúc lợi đào tạo, phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Không được vượt quá giới hạn 01 tháng lương bình quân/năm khi hạch toán chi phí phúc lợi cho mục tiêu khấu trừ thuế TNDN.
- Phải lưu giữ đầy đủ chứng từ hợp pháp liên quan đến các khoản chi đào tạo.
