Tiền vé máy bay đi công tác nước ngoài do công ty chi trả cho người lao động thường sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN), nếu đáp ứng đủ điều kiện quy định về chứng từ, quyết định cử đi công tác và thanh toán hợp lệ.
I. Điều kiện để tiền vé máy bay đi công tác nước ngoài được miễn thuế TNCN
- Công ty có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác nước ngoài.
- Chi phí phát sinh thực tế, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đầy đủ chứng từ hợp pháp: vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Với chi phí từ 5 triệu đồng trở lên, bắt buộc thanh toán qua ngân hàng (không thanh toán bằng tiền mặt).
- Có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ doanh nghiệp cho phép thanh toán công tác phí dưới hình thức này.
II. Các trường hợp chi phí vé máy bay được miễn hoặc phải tính vào thu nhập chịu thuế
1. Trường hợp miễn thuế TNCN
- Chi phí vé máy bay công tác nước ngoài cho người lao động đủ điều kiện theo mục I sẽ được miễn thuế TNCN.
- Vé máy bay khứ hồi về quê hương mỗi năm một lần cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam hoặc người Việt Nam làm việc tại nước ngoài về phép cũng không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
2. Các trường hợp phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN
- Chi phí mua vé máy bay không đủ chứng từ hợp pháp, vượt mức quy định của công ty, hoặc không có quyết định/văn bản cử đi công tác.
- Chi phí từ 5 triệu đồng trở lên nhưng không thanh toán qua ngân hàng.
- Chi phí vé máy bay khứ hồi cho người lao động nước ngoài từ lần thứ 2 trong năm trở đi sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
III. Hồ sơ, chứng từ cần thiết khi công ty chi trả vé máy bay cho người lao động
- Vé máy bay điện tử (E-ticket).
- Thẻ lên máy bay (Boarding pass).
- Quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Bản sao Hộ chiếu (Passport) có dấu xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ chứng minh thời gian lưu trú tại nước ngoài (thay thế cho giấy đi đường).
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (có giá trị pháp lý).
- Quy chế tài chính/Quy chế nội bộ doanh nghiệp liên quan công tác phí.
IV. Hướng dẫn mới nhất và phạm vi áp dụng
- Căn cứ theo các công văn mới nhất (ví dụ: Công văn 2284/CTH-QLDN1 năm 2025 của Cục Thuế TP Cần Thơ), quy định vẫn giữ nguyên nguyên tắc miễn thuế với các khoản hỗ trợ đúng quy định.
- Lưu ý về phạm vi địa lý: Đối với vé máy bay về phép (Home leave), chỉ miễn thuế cho hành trình về quốc gia mang quốc tịch. Đối với vé đi công tác, áp dụng cho mọi quốc gia theo Quyết định cử đi công tác.
Ví dụ thực tế
- Nếu công ty chi trả tiền vé máy bay đi công tác nước ngoài cho nhân viên, có đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ, khoản chi này sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Trường hợp nhân viên người nước ngoài được công ty chi trả vé máy bay từ lần thứ hai trong năm, khoản chi này sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Lưu ý quan trọng
- Thiếu chứng từ hợp lệ hoặc chi vượt quy định sẽ bị xuất toán khi quyết toán thuế TNCN.
- Thông tư 40/2017/TT-BTC chủ yếu áp dụng cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp tham khảo hạn mức chi phí theo quy chế tài chính của mình.
