Khi hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất, doanh nghiệp cần xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, không được hủy hóa đơn đã lập.
I. Quy trình xử lý hóa đơn ghi sai thuế suất
1. Lập văn bản thỏa thuận sai sót
- Người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót về thuế suất.
- Nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp: Văn bản cần có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
- Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh: Người bán thông báo về việc hóa đơn có sai sót cho người mua mà không cần lập văn bản thỏa thuận.
2. Lựa chọn phương án xử lý hóa đơn
Tùy thuộc vào mức độ sai sót, người bán có thể chọn một trong hai phương án sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Dùng khi cần sửa đổi một phần nội dung trên hóa đơn gốc. Trên hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Đồng thời, nội dung điều chỉnh phải được thể hiện rõ ràng:
- Ghi dấu dương (+) cho giá trị tăng.
- Ghi dấu âm (-) cho giá trị giảm.
- Lập hóa đơn thay thế: Dùng khi hóa đơn gốc có sai sót nghiêm trọng hoặc sai nhiều thông tin. Trên hóa đơn thay thế cần ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Sau khi lập, người bán ký số lên hóa đơn mới và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã) trước khi gửi cho người mua, hoặc gửi trực tiếp cho người mua (đối với hóa đơn không có mã).
3. Khai bổ sung thuế GTGT
- Nếu sai sót về thuế suất làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, cả người bán và người mua đều phải thực hiện kê khai điều chỉnh, bổ sung tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn gốc có sai sót.
Ví dụ thực tế
Công ty A xuất hóa đơn ghi thuế suất 10% (sai), trong khi đúng là 8%. Quy trình xử lý như sau:
- Bước 1: Công ty A và người mua lập biên bản thỏa thuận, xác nhận sai sót về thuế suất.
- Bước 2: Công ty A lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, trên đó ghi rõ: “Điều chỉnh thuế suất từ 10% xuống 8% và điều chỉnh giảm số tiền thuế tương ứng cho hóa đơn Mẫu số 01GTKT0/001, ký hiệu C25TAA, số 0000123, ngày 15/06/2025”. Phần tiền điều chỉnh giảm sẽ được ghi bằng số âm.
- Bước 3: Công ty A gửi hóa đơn điều chỉnh cho cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi cho người mua.
Lưu ý quan trọng
- Không được hủy hóa đơn: Từ ngày 01/06/2025, nghiêm cấm việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thuế suất. Chỉ được phép điều chỉnh hoặc thay thế.
- Xử lý khi sai tên, địa chỉ người mua: Nếu chỉ sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, người bán chỉ cần gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế mà không cần lập hóa đơn mới.
- Xử lý nhiều hóa đơn sai sót: Trường hợp có nhiều hóa đơn sai sót trong cùng một kỳ cho cùng một khách hàng, có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế duy nhất kèm theo bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
- Khi cơ quan thuế phát hiện: Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót và gửi thông báo theo Mẫu 01/TB-RSĐT, người bán phải rà soát và xử lý theo quy định.
- Thời điểm xử lý: Phải thực hiện ngay khi phát hiện sai sót. Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải có ngày lập sau ngày phát hiện sai sót.
- Lưu trữ hồ sơ: Các chứng từ liên quan như biên bản thỏa thuận, bảng kê cần được lưu trữ cùng hóa đơn gốc và hóa đơn mới để phục vụ công tác kiểm tra sau này.
- Xử phạt vi phạm: Việc không xử lý hoặc xử lý sai sót không đúng quy định có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt theo pháp luật về thuế và hóa đơn.
- Xử phạt vi phạm: Nếu không xử lý điều chỉnh, có thể bị phạt từ 2–4 triệu đồng theo Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
