Văn phòng đại diện có quyền ký hợp đồng thuê mặt bằng làm trụ sở, tuy nhiên quyền này khác nhau giữa VPĐD của thương nhân nước ngoài và doanh nghiệp Việt Nam.
I. Quy định chung về văn phòng đại diện
- VPĐD không có tư cách pháp nhân độc lập theo Luật Doanh nghiệp 2020, do đó không thể tự chủ ký kết hợp đồng dân sự với tư cách bên thuê mặt bằng trừ khi được ủy quyền bằng văn bản rõ ràng từ doanh nghiệp chủ quản.
- Hợp đồng thuê mặt bằng phải phục vụ cho hoạt động đại diện, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường; không được dùng để kinh doanh trực tiếp (mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ).
II. Đối với VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Theo quy định tại Điều 41 Luật Thương mại 2005, VPĐD của thương nhân nước ngoài có các quyền sau:
- Trực tiếp thuê trụ sở, nhà ở, các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của mình.
- Ký hợp đồng thuê mặt bằng với tư cách là một bên trong hợp đồng mà không cần văn bản ủy quyền từ thương nhân nước ngoài.
Hợp đồng thuê trụ sở là một trong những giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ đăng ký hoạt động của VPĐD và phải hoàn tất các thủ tục liên quan trong thời hạn quy định sau khi được cấp Giấy phép thành lập.
III. Đối với VPĐD của doanh nghiệp Việt Nam
VPĐD của doanh nghiệp trong nước là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân theo Luật Doanh nghiệp 2020. Do đó:
- Thông thường, doanh nghiệp chủ quản (công ty mẹ) sẽ đứng tên ký hợp đồng thuê mặt bằng.
- Trường hợp người đứng đầu VPĐD ký hợp đồng, cần phải có văn bản ủy quyền hợp lệ từ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, trong đó nêu rõ phạm vi được phép ký kết.
IV. Một số quy định chung cần lưu ý
1. Mục đích sử dụng mặt bằng
Mặt bằng được thuê chỉ được sử dụng làm trụ sở cho các hoạt động đã đăng ký của VPĐD như:
- Làm văn phòng liên lạc.
- Xúc tiến thương mại, xây dựng các dự án hợp tác.
- Nghiên cứu thị trường.
Tuyệt đối không được sử dụng trụ sở thuê để thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp, sinh lời như mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2. Thủ tục liên quan
- Hồ sơ đăng ký hoạt động: Hợp đồng thuê nhà hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở là tài liệu bắt buộc.
- Thay đổi địa chỉ: Khi thay đổi trụ sở, VPĐD phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập với cơ quan có thẩm quyền.
V. Quy trình thực hiện
1. Doanh nghiệp chủ quản ký hợp đồng
Bên thuê trong hợp đồng phải là doanh nghiệp chủ quản (công ty mẹ), ghi rõ thông tin pháp lý của đơn vị này. Ví dụ:
Công ty XYZ (trụ sở tại Hà Nội) ký hợp đồng thuê mặt bằng tại TP.HCM, sau đó ủy quyền cho VPĐD tại đây sử dụng làm trụ sở.
2. Ủy quyền sử dụng mặt bằng
Doanh nghiệp chủ quản cần cấp giấy ủy quyền cho VPĐD, trong đó nêu rõ:
- Phạm vi quyền sử dụng mặt bằng (chỉ để làm trụ sở, không kinh doanh).
- Thời hạn ủy quyền (thường trùng với thời hạn hợp đồng thuê).
3. Hợp đồng thuê mặt bằng
Nội dung hợp đồng phải tuân thủ các điều khoản cơ bản, bao gồm:
- Đối tượng thuê: Diện tích, mục đích sử dụng (văn phòng đại diện).
- Thời hạn thuê: Tương ứng với thời gian hoạt động của VPĐD.
- Giá thuê: Ghi rõ số tiền, phương thức thanh toán, điều kiện điều chỉnh giá.
- Biên bản bàn giao: Ghi nhận hiện trạng mặt bằng trước khi sử dụng.
Ví dụ thực tế
Một công ty nước ngoài mở VPĐD tại Việt Nam muốn thuê mặt bằng làm trụ sở:
- Công ty mẹ (nằm ở nước ngoài) ký hợp đồng thuê mặt bằng với chủ nhà.
- VPĐD được ủy quyền sử dụng mặt bằng thông qua văn bản ủy quyền của công ty mẹ.
- Hợp đồng thuê ghi tên công ty mẹ làm bên thuê, VPĐD chỉ là đơn vị sử dụng mặt bằng.
Lưu ý quan trọng
- Phân biệt chủ thể: Cần xác định rõ VPĐD thuộc thương nhân nước ngoài hay doanh nghiệp trong nước để áp dụng đúng quy định pháp luật.
- Tư cách pháp lý: VPĐD không phải là pháp nhân độc lập, mọi quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng thuê trụ sở cuối cùng vẫn thuộc về doanh nghiệp chủ quản.
- Tài khoản ngân hàng: VPĐD được phép mở tài khoản ngân hàng để phục vụ các chi phí hoạt động, bao gồm cả việc thanh toán tiền thuê nhà.
