Theo quy định pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện được phép mở tài khoản ngân hàng nhưng chỉ được sử dụng cho các hoạt động trong phạm vi giấy phép và không được tham gia kinh doanh.
I. Mục đích và giới hạn sử dụng tài khoản
1. Mục đích sử dụng
- Tài khoản được dùng để chi trả các chi phí hoạt động của văn phòng đại diện như: thuê trụ sở, mua sắm phương tiện, vật dụng cần thiết.
- Chi trả lương, phụ cấp cho nhân viên làm việc tại văn phòng.
- Thực hiện các hoạt động giao dịch hỗ trợ cho tổ chức chủ quản (không bao gồm mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ).
2. Giới hạn sử dụng
- Nghiêm cấm thực hiện: Các hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp như mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhận thanh toán từ khách hàng.
- Bắt buộc: Tách bạch tài khoản này với các tài khoản kinh doanh khác của thương nhân nước ngoài (nếu có).
II. Hồ sơ và thủ tục mở tài khoản
1. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán (theo mẫu của ngân hàng).
- Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (bản sao công chứng hoặc bản sao có chứng thực).
- Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật: Thẻ Căn cước công dân (CCCD) còn thời hạn sử dụng.
- Giấy ủy quyền (nếu người giao dịch không phải là người đại diện theo pháp luật của văn phòng).
2. Trình tự thực hiện
- Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo yêu cầu của ngân hàng.
- Người đại diện theo pháp luật đến trực tiếp chi nhánh ngân hàng để làm thủ tục.
- Ký hợp đồng mở và sử dụng tài khoản thanh toán, nhận thông tin tài khoản và hướng dẫn sử dụng dịch vụ.
III. Quy định mới quan trọng từ năm 2025
- Theo Thông tư 17/2024/TT-NHNN, các tổ chức và cá nhân cần lưu ý các quy định sau:
1. Cập nhật thông tin sinh trắc học
- Thời hạn: Người đại diện hợp pháp của văn phòng đại diện phải hoàn thành cập nhật thông tin sinh trắc học tại ngân hàng trước ngày 01/07/2025.
- Hậu quả nếu không cập nhật: Sau thời hạn trên, ngân hàng sẽ tạm dừng các giao dịch chuyển tiền và rút tiền qua dịch vụ ngân hàng điện tử cho đến khi thông tin được cập nhật.
2. Yêu cầu về giấy tờ tùy thân
- Kể từ ngày 01/01/2025, các giấy tờ tùy thân hết hiệu lực (như CMND) sẽ không được chấp nhận cho giao dịch. Giao dịch thanh toán sẽ bị tạm dừng nếu chưa cập nhật sang CCCD còn hiệu lực.
3. Quy định về tên tài khoản
- Tên tài khoản thanh toán phải bao gồm tên của văn phòng đại diện như trên giấy phép thành lập.
Ví dụ thực tế
Một công ty nước ngoài có văn phòng đại diện tại Việt Nam mở tài khoản để trả tiền thuê văn phòng và lương nhân viên. Hoạt động này là hợp lệ. Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện này dùng tài khoản để nhận tiền thanh toán cho một lô hàng mà công ty mẹ bán cho khách hàng tại Việt Nam, đây là hành vi vi phạm.
Lưu ý quan trọng
- Rủi ro pháp lý: Sử dụng tài khoản sai mục đích có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí bị thu hồi giấy phép hoạt động.
- Nghĩa vụ thuế: Do không thực hiện hoạt động kinh doanh, văn phòng đại diện không phải nộp thuế GTGT và thuế TNDN.
- Phòng chống rửa tiền: Ngân hàng sẽ thực hiện các thủ tục xác minh thông tin khách hàng theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền.
