Văn phòng đại diện (VPĐD) có thể thuê lao động là người Việt Nam và người nước ngoài để hỗ trợ hoạt động của mình, với điều kiện tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật Việt Nam.
I. Quyền và Nghĩa vụ khi Thuê Lao động
1. Quyền tuyển dụng
VPĐD có quyền tuyển dụng lao động trực tiếp hoặc thông qua các tổ chức dịch vụ việc làm. Có thể thuê lao động làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian (part-time) theo thỏa thuận.
2. Nghĩa vụ chính
- Hợp đồng lao động: Phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản với người lao động, quy định rõ công việc, mức lương, thời gian làm việc, quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Bảo hiểm và Thuế: Phải đóng đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động Việt Nam. Đồng thời, có trách nhiệm tạo điều kiện cho người lao động thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
- Giấy phép lao động: Trưởng VPĐD và các nhân viên là người nước ngoài phải có Giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền cấp, trừ các trường hợp được miễn theo quy định của pháp luật lao động.
- Đăng ký lao động: Phải đăng ký với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở về số lượng lao động Việt Nam và người nước ngoài làm việc tại văn phòng.
- Nội quy lao động: Khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên, VPĐD phải đăng ký nội quy lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
II. Hạn chế và Phạm vi Hoạt động
- Không được kinh doanh trực tiếp: VPĐD chỉ được thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường; không được giao kết hợp đồng kinh doanh hay thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
- Giới hạn về thẩm quyền: Trưởng VPĐD và nhân viên không có thẩm quyền ký kết các hợp đồng thương mại của công ty mẹ, trừ trường hợp có giấy ủy quyền hợp pháp.
Ví dụ thực tế
Văn phòng đại diện của công ty A (Nhật Bản) tại TP.HCM có thể thuê 3 nhân viên người Việt Nam làm các công việc hành chính, nghiên cứu thị trường và 1 Trưởng văn phòng người Nhật. Trưởng văn phòng phải có Giấy phép lao động hợp lệ. VPĐD phải ký hợp đồng lao động, đóng đầy đủ bảo hiểm cho nhân viên và đăng ký số lượng lao động với UBND TP.HCM.
Lưu ý quan trọng
Tại mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, VPĐD chỉ được thuê một địa điểm để đặt trụ sở. Cần lưu ý các quy định mới về lao động nước ngoài có thể áp dụng trong tương lai, ví dụ như Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/08/2025.
