Văn phòng đại diện không được phép xuất hóa đơn theo quy định pháp luật hiện hành. Nội dung sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ căn cứ pháp lý và những lưu ý liên quan.
I. Quy định về chức năng và thẩm quyền
- Không có tư cách pháp nhân và chức năng kinh doanh: Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, chỉ thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền, xúc tiến thương mại, không được ký kết hợp đồng hay thực hiện các giao dịch kinh doanh trực tiếp.
- Thẩm quyền thuộc về doanh nghiệp chủ quản: Mọi hoạt động tài chính như mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và phát hành hóa đơn đều phải do trụ sở chính (hoặc chi nhánh có chức năng kinh doanh) đứng tên và chịu trách nhiệm pháp lý.
II. Quy định mới về ủy nhiệm xuất hóa đơn
- Theo quy định mới tại Thông tư 32/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 31/05/2025), doanh nghiệp có thể ủy nhiệm cho một bên thứ ba có đủ điều kiện để xuất hóa đơn điện tử thay mình. Tuy nhiên, quy định này không thay đổi nguyên tắc cơ bản:
- Bên nhận ủy nhiệm phải là một đơn vị có năng lực pháp lý, trong khi văn phòng đại diện không đáp ứng điều kiện này.
- Trách nhiệm pháp lý cuối cùng về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn vẫn thuộc về doanh nghiệp ủy nhiệm (trụ sở chính).
III. Rủi ro pháp lý khi vi phạm
Việc văn phòng đại diện tự ý xuất hóa đơn là hành vi trái quy định và sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt có thể từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng.
Ví dụ thực tế
Công ty A có văn phòng đại diện tại Hà Nội. Khi văn phòng này thuê dịch vụ quảng cáo, hợp đồng phải do trụ sở chính của Công ty A ký kết. Tương tự, hóa đơn GTGT cho dịch vụ này cũng phải do trụ sở chính phát hành, văn phòng đại diện chỉ đóng vai trò liên hệ và quản lý hợp đồng.
Lưu ý quan trọng
- Kê khai thuế: Văn phòng đại diện không phải kê khai thuế GTGT và thuế TNDN vì không phát sinh doanh thu. Mọi nghĩa vụ thuế đều do doanh nghiệp chủ quản thực hiện.
- Hạch toán kế toán: Các chi phí phát sinh tại văn phòng đại diện (như lương nhân viên, thuê mặt bằng) sẽ được tập hợp và hạch toán vào sổ sách kế toán của trụ sở chính.
