Xuất hóa đơn điện tử muộn sau ngày giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ là hành vi vi phạm pháp luật về thuế và sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định hiện hành.
I. Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử
1. Đối với bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
2. Đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Nếu có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng).
Lưu ý: Với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
II. Các mức phạt hành chính khi xuất hóa đơn muộn
Căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt được quy định như sau:
- Phạt cảnh cáo: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp phạt cảnh cáo).
- Phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Lập hóa đơn không đúng thời điểm dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (ngoài việc nộp phạt hành chính, doanh nghiệp còn phải nộp đủ số thuế và tiền chậm nộp thuế).
III. Hướng dẫn khắc phục sai sót về thời điểm
Theo quy định mới (Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy trình xử lý sai sót thực hiện như sau:
- Trường hợp chưa giao hàng hóa, chưa cung cấp dịch vụ: Được phép Hủy hóa đơn đã lập sai sót và lập hóa đơn mới thay thế.
- Trường hợp đã giao hàng, cung cấp dịch vụ:
- Bước 1: Người bán và người mua bắt buộc lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Bước 2: Lập hóa đơn Điều chỉnh hoặc hóa đơn Thay thế cho hóa đơn sai sót.
- Lưu ý: Trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải ghi rõ nội dung điều chỉnh sai sót về ngày lập.
IV. Điểm mới quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (Từ 01/06/2025)
Để ngăn chặn tình trạng lập hóa đơn lùi ngày, Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định chặt chẽ:
- Quy tắc ký số: Thời điểm ký số và gửi hóa đơn lên cơ quan thuế cấp mã (hoặc chuyển dữ liệu) chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo tính từ ngày lập trên hóa đơn.
- “Ngày làm việc tiếp theo”: Được hiểu là ngày làm việc chính thức tiếp theo (thứ Hai đến thứ Sáu), không tính ngày nghỉ lễ, Tết, thứ Bảy và Chủ nhật theo quy định.
Lưu ý quan trọng khác
- Xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn GTGT là sau khi làm xong thủ tục hải quan (đã thông quan) nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Kinh doanh xăng dầu: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán (ngay khi bơm xăng).
- Thời hiệu xử phạt: Là 02 năm kể từ ngày thực hiện hành vi vi phạm (ngày lập hóa đơn muộn).
Ví dụ thực tế
Công ty A giao hàng ngày 10/10 nhưng đến ngày 15/10 mới lập hóa đơn điện tử. Hành vi này bị coi là lập hóa đơn sai thời điểm. Nếu việc lập muộn này không làm thay đổi kỳ kê khai thuế của công ty, mức phạt áp dụng thường là từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng.
