Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, doanh nghiệp tuyệt đối không được hủy hóa đơn (trừ trường hợp chưa gửi cho người mua) mà phải thực hiện xử lý theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
I. Nguyên tắc cốt lõi khi xử lý hóa đơn sai
- Không hủy hóa đơn đã gửi cho người mua: Chỉ được phép hủy khi hóa đơn chưa gửi cho người mua hoặc thuộc trường hợp bị cơ quan thuế cưỡng chế nợ thuế. Các trường hợp sai sót thông thường bắt buộc phải Điều chỉnh hoặc Thay thế.
- Phân loại đối tác để xử lý: Nếu người mua là Doanh nghiệp/Tổ chức phải lập biên bản thỏa thuận; nếu là Cá nhân chỉ cần thông báo sai sót.
- Đảm bảo tính nhất quán: Nếu đã chọn phương thức xử lý (Điều chỉnh hoặc Thay thế) cho lần đầu, các lần xử lý sai sót tiếp theo cho hóa đơn đó phải áp dụng cùng phương thức.
II. Hướng dẫn xử lý chi tiết từng trường hợp
1. Sai tên, địa chỉ người mua (Mã số thuế và các nội dung khác đúng)
- Người bán không lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.
- Gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế (trừ trường hợp hóa đơn không mã chưa gửi dữ liệu đến CQT).
- Thông báo cho người mua về sai sót trên để hai bên cùng lưu trữ.
2. Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa
- Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (bắt buộc với khách hàng là tổ chức/doanh nghiệp).
- Bước 2: Người bán lựa chọn một trong hai hình thức xử lý sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ nội dung điều chỉnh tăng (+) hoặc giảm (-) về số lượng, giá trị, thuế suất.
- Lập hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn mới hoàn toàn để thay thế cho hóa đơn cũ bị sai.
| Loại hóa đơn | Nội dung bắt buộc ghi trên hóa đơn mới |
|---|---|
| Hóa đơn điều chỉnh | “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” |
| Hóa đơn thay thế | “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” |
III. Quy trình kê khai và xử lý đặc biệt
- Kỳ kê khai thuế: Hóa đơn điều chỉnh/thay thế được kê khai bổ sung vào kỳ tính thuế gốc (kỳ phát sinh hóa đơn bị sai), không kê khai vào kỳ hiện tại phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
- Gộp hóa đơn sai sót: Nếu trong tháng phát sinh nhiều hóa đơn sai sót của cùng một khách hàng (cùng nội dung sai), doanh nghiệp được phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế kèm theo Bảng kê chi tiết (Mẫu 01/BK-ĐCTT).
- Xử lý khi CQT phát hiện: Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót trước và gửi thông báo (Mẫu 01/TB-RSĐT), người bán phải rà soát và gửi lại Mẫu 04/SS-HĐĐT theo thời hạn ghi trong thông báo.
Ví dụ thực tế
- Trường hợp sai địa chỉ: Công ty A xuất hóa đơn cho Công ty B đúng mã số thuế nhưng sai tên đường. Công ty A chỉ cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT báo cáo cơ quan thuế và gửi email thông báo cho Công ty B. Không cần xuất lại hóa đơn.
- Trường hợp sai tiền thuế: Công ty A xuất sai thuế suất 8% thành 10%. Hai bên lập biên bản thỏa thuận. Công ty A xuất hóa đơn điều chỉnh giảm (-) tiền thuế, trên hóa đơn ghi: “Điều chỉnh giảm tiền thuế cho hóa đơn số 123 ngày…”. Cả hai bên kê khai điều chỉnh giảm vào kỳ thuế của hóa đơn số 123.
Lưu ý quan trọng
- Tránh nhầm lẫn về phạt vi phạm: Việc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế khi sai sót nội dung là đúng quy trình và không bị phạt hành chính. Doanh nghiệp chỉ bị phạt nặng (có thể tới 70 triệu đồng theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP) nếu lập hóa đơn sai thời điểm (xuất lùi ngày, xuất chậm).
- Quy tắc xử lý lần 2: Nếu hóa đơn điều chỉnh/thay thế vẫn tiếp tục sai, doanh nghiệp phải tiếp tục xử lý theo hình thức đã chọn ở lần 1. Ví dụ: Lần 1 đã chọn “Điều chỉnh” thì lần 2 vẫn phải xuất “Điều chỉnh”, không được chuyển sang “Thay thế”.
- Hồ sơ lưu trữ: Phải lưu đầy đủ các biên bản thỏa thuận, thông báo sai sót và các hóa đơn liên quan để giải trình khi quyết toán thuế.
