Cập nhật hướng dẫn chi tiết cách đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên năm 2025 theo Luật BHXH mới nhất. Bao gồm đối tượng, mức đóng, thủ tục và các thay đổi quan trọng.

Tóm tắt các ý chính

  • Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc được mở rộng: Từ 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh, người quản lý không lương, lao động không trọn thời gian có mức lương đạt tối thiểu vùng… phải tham gia.
  • Tỷ lệ đóng không đổi: Tổng mức đóng là 32%, trong đó người sử dụng lao động đóng 21,5% và người lao động đóng 10,5%.
  • Điều kiện hưởng lương hưu giảm: Thời gian đóng BHXH tối thiểu để được hưởng lương hưu giảm từ 20 năm xuống còn 15 năm.
  • Thủ tục đăng ký: Doanh nghiệp phải đăng ký BHXH cho nhân viên trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động.
  • Chế tài xử phạt nghiêm khắc hơn: Lãi suất chậm đóng được áp dụng là 0,03%/ngày và có thể bị phạt hành chính tới 15% tổng số tiền chậm đóng.

Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho nhân viên là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp sử dụng lao động. Với những thay đổi quan trọng từ Luật BHXH 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, việc hiểu rõ quy trình và thủ tục trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ pháp luật.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn các bước thực hiện để doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên đúng quy định mới nhất.

Cơ sở pháp lý

I. Đối tượng bắt buộc tham gia BHXH từ 01/07/2025

Theo Luật BHXH 2024, các đối tượng tham gia BHXH bắt buộc được mở rộng, bao gồm:

1. Người lao động là công dân Việt Nam

  • Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
  • Cán bộ, công chức, viên chức.
  • Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu.
  • Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân.
  • Dân quân thường trực.

2. Các đối tượng mới được bổ sung từ 01/07/2025

  • Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh.
  • Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã không hưởng tiền lương.
  • Người lao động làm việc không trọn thời gian, có tổng tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng.
  • Người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố.

Đối với người lao động nước ngoài: Công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

II. Mức đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) năm 2025

1. Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc

Từ 01/07/2025, tổng tỷ lệ đóng là 32% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, trong đó:

  • Người sử dụng lao động đóng 21,5%, bao gồm:
    • 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất.
    • 3% vào quỹ ốm đau và thai sản.
    • 0,5% vào quỹ tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN).
    • 3% vào quỹ bảo hiểm y tế (BHYT).
    • 1% vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
  • Người lao động đóng 10,5%, bao gồm:
    • 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất.
    • 1,5% vào quỹ BHYT.
    • 1% vào quỹ BHTN.

2. Mức lương làm căn cứ đóng BHXH

Mức lương tối thiểu: Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng. Mức lương tối thiểu vùng dự kiến áp dụng từ 01/07/2024 (có thể thay đổi) như sau:

Vùng Mức lương tối thiểu tháng (VNĐ)
Vùng I 4.960.000
Vùng II 4.410.000
Vùng III 3.860.000
Vùng IV 3.450.000

Mức lương tối đa: Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc tối đa bằng 20 lần mức lương cơ sở. Với mức lương cơ sở hiện tại là 1,8 triệu đồng, mức đóng tối đa là 36 triệu đồng/tháng. (Lưu ý: Mức này sẽ thay đổi khi có điều chỉnh về lương cơ sở).

III. Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

1. Thời hạn đăng ký

Doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn tất thủ tục đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Đối với doanh nghiệp:

  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
  • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
  • Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
  • Bản sao được chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Đối với người lao động:

  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
  • Bản sao giấy tờ tùy thân (CCCD/CMND/Hộ chiếu).
  • Hợp đồng lao động.

3. Quy trình thực hiện

  • Bước 1: Xin cấp mã đơn vị BHXH: Nếu là doanh nghiệp mới thành lập, bạn cần nộp Tờ khai (Mẫu TK3-TS) tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở để được cấp mã đơn vị. Thời gian giải quyết từ 1-7 ngày làm việc.
  • Bước 2: Báo tăng lao động: Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp lập và nộp bộ hồ sơ báo tăng lao động cho các nhân viên đủ điều kiện tham gia BHXH.
  • Bước 3: Đóng tiền BHXH: Doanh nghiệp thực hiện chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH.
  • Bước 4: Nhận kết quả: Cơ quan BHXH sẽ xử lý hồ sơ và trả kết quả là sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ sau:

  • Trực tiếp: Tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH quận/huyện.
  • Qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện.
  • Trực tuyến: Thông qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc các nhà cung cấp dịch vụ IVAN.
Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc được mở rộng Từ 01072025, chủ hộ kinh doanh, người quản lý không lương, lao động không trọn thời gian có mức lương đạt tối thiểu vùng... phải tham gia.
Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc được mở rộng Từ 01072025, chủ hộ kinh doanh, người quản lý không lương, lao động không trọn thời gian có mức lương đạt tối thiểu vùng… phải tham gia.

IV. Hướng dẫn đóng BHXH online cho doanh nghiệp

Việc thanh toán BHXH trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa thủ tục.

1. Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử

Để thực hiện giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần:

  • Đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
  • Có chữ ký số (token) hợp lệ và máy tính có kết nối internet.

2. Quy trình đóng BHXH trực tuyến

Doanh nghiệp có thể thực hiện thanh toán qua 2 phương thức chính:

  • Qua Cổng dịch vụ công Quốc gia: Đăng nhập tài khoản, chọn chức năng “Thanh toán trực tuyến”, điền thông tin và thực hiện thanh toán qua ngân hàng liên kết.
  • Qua ứng dụng ngân hàng: Hiện nay, BHXH Việt Nam đã liên kết với các ngân hàng lớn như Vietcombank, BIDV, MB Bank, Agribank, Vietinbank, cho phép doanh nghiệp nộp tiền BHXH trực tiếp trên ứng dụng mobile banking hoặc internet banking của các ngân hàng này.

V. Những thay đổi quan trọng từ luật BHXH 2024 (áp dụng từ 01/07/2025)

Luật BHXH 2024 mang đến nhiều điểm mới tác động trực tiếp đến cả người lao động và doanh nghiệp.

1. Giảm điều kiện số năm đóng BHXH để hưởng lương hưu

Điều kiện về thời gian đóng BHXH tối thiểu để hưởng lương hưu được giảm từ đủ 20 năm xuống còn đủ 15 năm. Thay đổi này tạo cơ hội cho những người lao động tham gia BHXH muộn hoặc có thời gian đóng gián đoạn được hưởng lương hưu.

2. Hạn chế rút BHXH một lần

Từ 01/07/2025, người lao động có thời gian đóng BHXH trước ngày luật này có hiệu lực, nếu sau 12 tháng nghỉ việc và chưa đủ 20 năm đóng thì có thể rút BHXH một lần. Đối với người bắt đầu tham gia BHXH từ ngày 01/07/2025 trở đi, sẽ không được áp dụng quy định rút BHXH một lần (trừ các trường hợp đặc biệt như ra nước ngoài định cư, mắc bệnh hiểm nghèo…).

3. Bổ sung trợ cấp hưu trí xã hội

Công dân Việt Nam từ đủ 75 tuổi trở lên, không có lương hưu và không hưởng trợ cấp BHXH hằng tháng sẽ được hưởng trợ cấp hưu trí xã hội do ngân sách nhà nước đảm bảo.

4. Bổ sung chế độ thai sản cho người tham gia BHXH tự nguyện

Người tham gia BHXH tự nguyện sẽ được hưởng chế độ thai sản khi sinh con. Cụ thể, lao động nữ sinh con và lao động nam có vợ sinh con sẽ được hưởng trợ cấp một lần bằng 2.000.000 đồng cho mỗi con, với điều kiện đã đóng BHXH từ đủ 6 tháng trở lên trong vòng 12 tháng trước khi sinh.

VI. Quy định về thời hạn đóng và xử lý vi phạm

1. Thời hạn đóng BHXH

  • Đóng hằng tháng: Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng BHXH đầy đủ và chuyển tiền vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng.
  • Đóng theo chu kỳ khác: Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông, lâm, ngư, diêm nghiệp trả lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh, có thể đăng ký với cơ quan BHXH để đóng hằng quý hoặc 6 tháng một lần. Thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ đóng.

2. Chế tài xử lý khi chậm đóng, trốn đóng

Từ 01/07/2025, các chế tài xử lý vi phạm về đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên sẽ nghiêm khắc hơn:

  • Tiền lãi chậm đóng: Doanh nghiệp chậm đóng BHXH sẽ phải nộp tiền lãi bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng.
  • Xử phạt hành chính: Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền BHXH bắt buộc phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm (nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng) đối với hành vi chậm đóng từ 30 ngày trở lên.
  • Trốn đóng: Hành vi không đóng, đóng không đủ, đóng không đúng đối tượng từ 06 tháng trở lên có thể bị coi là trốn đóng và sẽ bị xử lý nghiêm khắc hơn, bao gồm cả các biện pháp hình sự.

VII. Các trường hợp đặc biệt cần lưu ý

1. Doanh nghiệp được tạm dừng đóng BHXH

Doanh nghiệp được xem xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất (tối đa 12 tháng) khi gặp khó khăn, phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh và đáp ứng một trong các điều kiện sau:

  • Số lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH phải tạm thời nghỉ việc chiếm từ 50% tổng số lao động có mặt trước khi tạm dừng.
  • Bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa.

Lưu ý: Trong thời gian tạm dừng, doanh nghiệp vẫn phải đóng đầy đủ vào quỹ ốm đau, thai sản, BHTNLĐ-BNN, BHYT và BHTN.

2. Xử lý các tình huống lao động khác

  • Nhân viên đã nghỉ hưu hưởng lương hưu: Doanh nghiệp không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN nhưng khi ký hợp đồng lao động, ngoài tiền lương, phải trả thêm một khoản tiền tương đương với mức đóng các loại bảo hiểm này cho người lao động.
  • Nhân viên làm việc ở hai nơi: Người lao động ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên ở nhiều công ty thì đóng BHXH tại công ty ký hợp đồng đầu tiên. Các công ty còn lại không phải đóng BHXH nhưng vẫn phải đóng BHTNLĐ-BNN và khấu trừ thuế TNCN theo quy định.
  • Nhân viên nghỉ không hưởng lương: Nếu người lao động nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì cả người lao động và người sử dụng lao động đều không phải đóng BHXH trong tháng đó. Doanh nghiệp cần làm thủ tục báo giảm lao động.

VIII. Tóm tắt hướng dẫn đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới nhất

Việc đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên đúng và đủ không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động, góp phần xây dựng môi trường làm việc ổn định và bền vững.

Với những cập nhật quan trọng từ Luật BHXH 2024, doanh nghiệp cần chủ động rà soát, cập nhật quy trình và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình. Hy vọng những chia sẻ từ Thuận Thiên đã giúp bạn nắm rõ hơn các quy định này.

Từ khoá: bhxh bắt buộcđóng bảo hiểm xã hộihướng dẫn đóng bhxh

Câu Hỏi Thường Gặp

Theo quy định mới, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên phải tham gia BHXH bắt buộc.

Có. Từ ngày 01/07/2025, người lao động làm việc không trọn thời gian (part-time) có tổng tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng sẽ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Doanh nghiệp được xem xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất khi gặp khó khăn đặc biệt và đáp ứng một trong các điều kiện: có từ 50% lao động phải tạm nghỉ việc, hoặc bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản do thiên tai, dịch bệnh… Việc tạm dừng cần được cơ quan BHXH chấp thuận.

Từ 01/07/2025, mức lãi phạt do chậm đóng BHXH được quy định là 0,03%/ngày, tính trên số tiền và thời gian chậm đóng. Mức này cao hơn so với quy định cũ.

Khi phát hiện người lao động có 2 sổ BHXH, doanh nghiệp cần hướng dẫn người lao động liên hệ với cơ quan BHXH để làm thủ tục gộp sổ. Hồ sơ gộp sổ bao gồm: tờ khai (mẫu TK1-TS), các sổ BHXH cần gộp. Quá trình này sẽ cộng dồn tất cả thời gian đóng chưa hưởng vào một sổ duy nhất.

  • Miễn trừ trách nhiệm và cảnh báo pháp lý
  • Hiệu lực văn bản: Các quy định pháp luật và trích dẫn trong bài viết có hiệu lực tại thời điểm biên tập (Ngày cập nhật). Hệ thống luật pháp (Kế toán, Thuế, Luật doanh nghiệp…) thường xuyên thay đổi và cập nhật mới.
  • Khuyến cáo: Nội dung chỉ mang tính chất tham khảo chung. Doanh nghiệp vui lòng không tự ý áp dụng khi chưa đối chiếu với quy định hiện hành hoặc chưa có sự tư vấn chuyên sâu từ chuyên gia.
  • Hỗ trợ: Thuận Thiên không chịu trách nhiệm cho các thiệt hại phát sinh từ việc tự ý áp dụng kiến thức trên website. Để có giải pháp an toàn và chính xác nhất cho doanh nghiệp của bạn, vui lòng liên hệ cơ quan chức năng, ban ngành có liên quan đến vấn đề của bạn để được tư vấn chuyên sâu và có giải pháp cụ thể.

Xem chi tiết: Chính sách nội dung & Miễn trừ trách nhiệm đầy đủ tại đây.