Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn, kê khai thuế và hạch toán chi phí quà Tết biếu tặng khách hàng theo quy định mới nhất đến năm 2026 để không bị loại chi phí.

Tóm tắt các ý chính

  • Bắt buộc xuất hóa đơn cho mọi quà Tết biếu tặng khách hàng, ghi giá tính thuế GTGT là giá bán của hàng hóa tương đương tại thời điểm tặng.
  • Chi phí quà Tết được trừ khi tính thuế TNDN nếu có đủ hóa đơn, chứng từ, liên quan đến hoạt động kinh doanh và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên được thanh toán không dùng tiền mặt (quy định mới áp dụng từ 01/07/2025).
  • Theo quy định mới tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thuế GTGT đầu ra của hàng biếu tặng không thu tiền được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
  • Hạch toán toàn bộ giá trị quà tặng (bao gồm giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp) vào chi phí bán hàng (TK 641) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642).

Mỗi dịp Tết đến, chi phí quà biếu tặng khách hàng có thể lên đến hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng. Tuy nhiên, một sai sót nhỏ trong việc xuất hóa đơn hay hạch toán cũng có thể khiến doanh nghiệp bị loại toàn bộ chi phí, truy thu thuế và nộp phạt. Các quy định mới về thuế và hóa đơn áp dụng từ năm 2025-2026 càng làm tăng rủi ro nếu không nắm vững.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp và hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn và hạch toán quà Tết tặng khách hàng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp của bạn.

Cơ sở pháp lý

I. Rủi ro về thuế nếu hạch toán chi phí quà Tết sai quy định

Quà Tết biếu tặng khách hàng là một khoản chi “nhạy cảm”, liên quan đồng thời đến hóa đơn, thuế GTGT, thuế TNDN và chế độ kế toán. Nếu xử lý không đúng, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro nghiêm trọng.

1. Các rủi ro thường gặp

  • Không xuất hóa đơn khi tặng quà: Đây là lỗi phổ biến nhất. Theo quy định, mọi hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng đều phải lập hóa đơn. Nếu không, doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hóa đơn, bị ấn định thuế GTGT và loại chi phí tương ứng.
  • Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn giá trị lớn: Từ ngày 01/07/2025, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các hóa đơn mua hàng có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nếu vi phạm, doanh nghiệp sẽ mất quyền khấu trừ VAT và phần thuế này cũng không được tính vào chi phí được trừ.
  • Chi phí không chứng minh được mục đích kinh doanh: Nếu khoản chi quà Tết không có kế hoạch, danh sách khách hàng nhận quà rõ ràng, cơ quan thuế có thể loại chi phí này vì cho rằng không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
  • Nhầm lẫn giữa hàng biếu tặng và khuyến mại: Nếu doanh nghiệp tự ý áp dụng giá tính thuế bằng 0 cho quà tặng mà không đăng ký chương trình khuyến mại theo Luật Thương mại, sẽ bị truy thu thuế GTGT đầu ra như hàng biếu tặng thông thường.

2. Lợi ích khi thực hiện đúng

  • Tối ưu chi phí thuế TNDN: Toàn bộ chi phí quà Tết hợp lệ sẽ được tính vào chi phí được trừ, giúp giảm thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
  • Khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của quà Tết nếu đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn và thanh toán.
  • Hồ sơ kế toán minh bạch: Một bộ hồ sơ “sạch” giúp doanh nghiệp tự tin khi quyết toán, thanh tra, kiểm tra thuế, tránh các khoản truy thu và phạt không đáng có.
  • Chủ động ngân sách: Việc lập kế hoạch thuế – kế toán từ đầu giúp chủ doanh nghiệp dự toán chính xác ngân sách và dòng tiền.

II. Quy định về việc xuất hóa đơn quà Tết biếu tặng khách hàng

1. Khi nào bắt buộc phải xuất hóa đơn?

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp:

“Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ…”.

Như vậy, mọi trường hợp tặng quà Tết cho khách hàng (dù mua ngoài hay tự sản xuất) đều bắt buộc phải lập hóa đơn, không phân biệt có thu tiền hay không. Kể cả khi khách hàng là cá nhân không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lập và lưu hóa đơn tại đơn vị để phục vụ hạch toán và quyết toán.

2. Thời điểm lập hóa đơn

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Áp dụng cho quà Tết, đây là thời điểm doanh nghiệp thực tế giao quà cho khách hàng (có ký nhận, biên bản bàn giao, hoặc chứng từ của đơn vị vận chuyển), chứ không phải thời điểm mua quà về nhập kho.

3. Hướng dẫn cách ghi các chỉ tiêu trên hóa đơn

Để hóa đơn hợp lệ, bạn cần ghi đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

  1. Thông tin người mua:
    • Nếu khách là doanh nghiệp: Ghi đầy đủ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
    • Nếu khách là cá nhân hoặc không lấy hóa đơn: Ghi “Khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc “Khách lẻ”.
  2. Tên hàng hóa, dịch vụ:
    • Ghi rõ tên sản phẩm quà tặng (ví dụ: “Giỏ quà Tết cao cấp 2026”).
    • Kèm theo dòng ghi chú bản chất giao dịch: “Hàng biếu tặng khách hàng dịp Tết, không thu tiền”.
  3. Đơn giá và thành tiền:
    • Bắt buộc ghi đầy đủ, không được để trống.
    • Đơn giá là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng quà.
  4. Thuế suất và tiền thuế GTGT:
    • Áp dụng mức thuế suất GTGT tương ứng với mặt hàng quà tặng (5%, 8%, 10%…).
    • Tính tiền thuế GTGT như hóa đơn bán hàng thông thường.
  5. Tổng cộng tiền thanh toán:
    • Ghi tổng giá trị quà tặng đã bao gồm thuế GTGT, dù thực tế không thu tiền.

4. Xuất hóa đơn gộp cho nhiều khách hàng

Trong trường hợp tặng quà hàng loạt, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn tổng cho toàn bộ quà tặng. Tuy nhiên, hóa đơn này phải được đính kèm bảng kê chi tiết danh sách khách hàng nhận quà (ghi rõ tên, địa chỉ, số lượng, giá trị quà tặng cho từng khách), có ký và đóng dấu của doanh nghiệp. Đối với các món quà giá trị cao hoặc tặng cho khách hàng lớn, Thuận Thiên khuyến nghị nên xuất hóa đơn riêng cho từng khách để đảm bảo tính minh bạch.

III. Kê khai và khấu trừ thuế GTGT

1. Thuế GTGT đầu vào khi mua quà Tết

Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua về làm quà Tết nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  • Quà tặng phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT.
  • Có hóa đơn GTGT hợp pháp mang tên và mã số thuế của doanh nghiệp.
  • Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (áp dụng từ 01/07/2025).

2. Thuế GTGT đầu ra khi biếu tặng quà Tết

Khi xuất hóa đơn biếu tặng quà Tết (không thuộc chương trình khuyến mại hợp lệ), doanh nghiệp phải tính, kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra như bán hàng bình thường.

  • Giá tính thuế: Là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu tặng.
  • Thuế suất: Áp dụng theo mặt hàng thực tế.

Khoản thuế GTGT đầu ra này được kê khai trên tờ khai thuế GTGT hàng kỳ.

IV. Hạch toán chi phí quà Tết và thuế TNDN

1. Điều kiện để chi phí quà Tết được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và quy định mới tại Luật Thuế TNDN 2025, chi phí quà Tết biếu tặng khách hàng được tính là chi phí được trừ nếu đáp ứng đồng thời 03 điều kiện:

  1. Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (ví dụ: chi tri ân, chăm sóc khách hàng, marketing…).
  2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định (hóa đơn mua vào, hóa đơn đầu ra khi biếu tặng, phiếu xuất kho, danh sách khách hàng nhận quà…).
  3. Khoản chi có hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý quan trọng: Quy định khống chế 15% đối với chi phí quảng cáo, tiếp thị, biếu tặng… đã được bãi bỏ từ năm 2015. Do đó, doanh nghiệp được trừ toàn bộ chi phí quà Tết nếu đáp ứng đủ 03 điều kiện trên.

2. Thuế GTGT đầu ra của hàng biếu tặng có được tính vào chi phí được trừ?

Đây là một điểm cập nhật quan trọng. Theo quy định mới tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí được trừ đối với khoản thuế GTGT đầu ra của hàng hóa cho, biếu, tặng không thu tiền.

Điều này có nghĩa là, toàn bộ giá trị quà tặng, bao gồm cả giá vốn và phần thuế GTGT đầu ra mà doanh nghiệp phải nộp, đều được xem là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, miễn là đáp ứng các điều kiện chung về chi phí được trừ.

V. Hướng dẫn hạch toán chi phí quà Tết biếu tặng khách hàng

Dựa trên các quy định mới nhất, cách hạch toán chi phí quà Tết được thực hiện như sau (theo chế độ kế toán tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/01/2026).

1. Trường hợp mua quà về nhập kho, sau đó xuất tặng

Bước 1: Khi mua quà Tết nhập kho

  • Nợ TK 156 (Hàng hóa): Giá mua chưa thuế
  • Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): Thuế GTGT đầu vào
  • Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền thanh toán

Bước 2: Khi xuất kho tặng quà và lập hóa đơn đầu ra

  • Ghi nhận giá vốn quà tặng vào chi phí:
    • Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng) hoặc TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Giá gốc của hàng hóa
    • Có TK 156 (Hàng hóa): Giá gốc của hàng hóa
  • Ghi nhận thuế GTGT đầu ra phải nộp vào chi phí:
    • Nợ TK 641 hoặc TK 642: Số thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn biếu tặng
    • Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): Số thuế GTGT đầu ra phải nộp

2. Trường hợp mua quà về tặng ngay, không qua kho

Bước 1: Khi mua quà và có hóa đơn đầu vào

  • Nợ TK 641 hoặc TK 642: Giá trị quà tặng chưa thuế
  • Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
  • Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền thanh toán

Bước 2: Khi lập hóa đơn đầu ra biếu tặng

  • Nợ TK 641 hoặc TK 642: Số thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn
  • Có TK 3331: Số thuế GTGT đầu ra phải nộp

3. Ví dụ minh họa

Công ty A mua 100 giỏ quà Tết, giá mua chưa thuế là 1.500.000 đồng/giỏ, thuế GTGT 10%. Công ty thanh toán bằng chuyển khoản. Sau đó, công ty xuất tặng toàn bộ cho khách hàng. Giá bán của giỏ quà tương đương trên thị trường là 1.800.000 đồng/giỏ.

Diễn giải Bút toán hạch toán Số tiền
1. Mua quà nhập kho Nợ TK 156
Nợ TK 133
Có TK 112		 150.000.000
15.000.000
165.000.000
2. Xuất tặng khách hàng
– Ghi nhận giá vốn quà tặng Nợ TK 641
Có TK 156		 150.000.000
150.000.000
– Ghi nhận thuế GTGT đầu ra (100 giỏ x 1.800.000 x 10%) Nợ TK 641
Có TK 3331		 18.000.000
18.000.000

Kết quả:

  • Công ty được khấu trừ thuế GTGT đầu vào: 15.000.000 đồng.
  • Công ty phải nộp thuế GTGT đầu ra: 18.000.000 đồng.
  • Tổng chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là 168.000.000 đồng (150.000.000 giá vốn + 18.000.000 thuế GTGT đầu ra).

VI. Tóm tắt Hướng dẫn xuất hóa đơn và hạch toán quà Tết tặng khách hàng (cập nhật 2026)

Việc xử lý chi phí quà Tết biếu tặng khách hàng đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ chặt chẽ các quy định về hóa đơn và thuế. Để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp cần ghi nhớ các nguyên tắc cốt lõi: luôn xuất hóa đơn cho hàng biếu tặng, áp dụng giá tính thuế là giá bán của sản phẩm tương đương, và hạch toán toàn bộ giá trị quà tặng cùng thuế GTGT đầu ra vào chi phí.

Đặc biệt, cần lưu ý quy định mới về ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt là 5 triệu đồng để được khấu trừ VAT đầu vào. Việc xây dựng một quy trình nội bộ rõ ràng từ khâu phê duyệt, mua sắm, tặng quà đến hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế và tránh mọi rủi ro pháp lý không đáng có.

Từ khoá: chi phí quà tếthạch toán quà tặng

Câu Hỏi Thường Gặp

Không. Theo quy định mới tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2025), hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ mất quyền khấu trừ VAT và phần thuế này cũng không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Không. Việc tặng tiền mặt không phải là hoạt động bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ nên không phải xuất hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, để khoản chi này được tính là chi phí được trừ, doanh nghiệp cần có đầy đủ chứng từ hợp lệ như: quyết định chi, phiếu chi, danh sách khách hàng nhận tiền có ký xác nhận… Cơ quan thuế sẽ xem xét rất kỹ tính hợp lý và sự liên quan đến hoạt động kinh doanh của khoản chi này.

Việc xuất hóa đơn phụ thuộc vào bản chất của voucher:

  • Nếu doanh nghiệp tự phát hành voucher: Tại thời điểm tặng voucher, doanh nghiệp chưa phải xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn sẽ được xuất khi khách hàng dùng voucher để đổi lấy hàng hóa, dịch vụ cụ thể.
  • Nếu doanh nghiệp mua voucher của bên thứ ba để tặng: Doanh nghiệp sẽ hạch toán chi phí dựa trên hóa đơn mua voucher từ nhà cung cấp.

Chi phí vận chuyển quà Tết được xem là một phần của chi phí bán hàng. Nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, khoản chi này sẽ được hạch toán vào Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Khi nhận quà Tết từ đối tác, doanh nghiệp phải ghi nhận giá trị của món quà vào thu nhập khác (Tài khoản 711), đồng thời ghi tăng tài sản hoặc hàng tồn kho tương ứng. Doanh nghiệp nhận quà không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào trên hóa đơn quà tặng (nếu có). Doanh nghiệp nên có quy chế nội bộ rõ ràng về việc nhận và quản lý quà tặng để đảm bảo tính minh bạch.

  • Miễn trừ trách nhiệm và cảnh báo pháp lý
  • Hiệu lực văn bản: Các quy định pháp luật và trích dẫn trong bài viết có hiệu lực tại thời điểm biên tập (Ngày cập nhật). Hệ thống luật pháp (Kế toán, Thuế, Luật doanh nghiệp…) thường xuyên thay đổi và cập nhật mới.
  • Khuyến cáo: Nội dung chỉ mang tính chất tham khảo chung. Doanh nghiệp vui lòng không tự ý áp dụng khi chưa đối chiếu với quy định hiện hành hoặc chưa có sự tư vấn chuyên sâu từ chuyên gia.
  • Hỗ trợ: Thuận Thiên không chịu trách nhiệm cho các thiệt hại phát sinh từ việc tự ý áp dụng kiến thức trên website. Để có giải pháp an toàn và chính xác nhất cho doanh nghiệp của bạn, vui lòng liên hệ cơ quan chức năng, ban ngành có liên quan đến vấn đề của bạn để được tư vấn chuyên sâu và có giải pháp cụ thể.

Xem chi tiết: Chính sách nội dung & Miễn trừ trách nhiệm đầy đủ tại đây.

Bài viết được tham khảo bởi các nguồn

  • Hàng biếu, tặng có phải xuất hóa đơn không? – Nguồn: Luật Việt Nam
  • Chi phí mua quà tặng khách hàng có thể trừ khi tính thuế TNDN – Nguồn: Luật Việt Nam
  • Công văn 47499/CTHN-TTHT năm 2022 của Cục Thuế TP. Hà Nội về giá tính thuế GTGT hàng biếu tặng – Nguồn: Thư Viện Pháp Luật