Tặng quà Tết cho nhân viên là một nét văn hóa đẹp và là khoản chi gần như “bắt buộc” nếu doanh nghiệp muốn giữ chân người lao động. Tuy nhiên, dưới góc độ thuế và kế toán, đây là một khoản chi phức tạp. Chỉ cần sai một bước nhỏ trong khâu xuất hóa đơn, hạch toán hoặc xử lý thuế, khoản quà Tết có thể bị loại khỏi chi phí được trừ, đồng thời doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và xử phạt.
Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp và hệ thống lại toàn bộ quy định mới nhất đến năm 2026 về hướng dẫn xuất hóa đơn và hạch toán quà Tết tặng nhân viên, giúp bạn xử lý đúng ngay từ đầu.
Cơ sở pháp lý
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (số 67/2025/QH15) – Quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP – Quy định về hóa đơn, chứng từ, bao gồm cả hàng cho, biếu, tặng.
- Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC, và Thông tư 25/2018/TT-BTC – Hướng dẫn chi tiết về chi phí được trừ, đặc biệt là quy định trần chi phí phúc lợi.
- Thông tư 111/2013/TT-BTC – Hướng dẫn về thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích người lao động nhận được.
- Thông tư 219/2013/TT-BTC – Hướng dẫn về thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đối với hàng hóa biếu tặng.
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15) và các văn bản hướng dẫn – Quy định về các khoản thu nhập tính đóng BHXH.
I. Tổng quan về quà Tết nhân viên dưới góc độ thuế và bảo hiểm 2026
Từ kỳ tính thuế 2025–2026, với sự có hiệu lực của Luật Thuế TNDN 2025 và hệ thống hóa đơn điện tử được siết chặt, khoản chi quà Tết cho nhân viên đang bị cơ quan thuế rà soát rất kỹ. Khi doanh nghiệp chi quà Tết, cơ quan chức năng sẽ xem xét dưới 4 lăng kính chính:
1. Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
- Quà Tết hiện vật (giỏ quà, voucher…): Được xem là chi phúc lợi cho người lao động. Khoản chi này chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu tổng tất cả các khoản phúc lợi trong năm không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế.
- Thưởng Tết bằng tiền: Nếu được quy định rõ trong Hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng, khoản này được xem là chi phí tiền lương, tiền thưởng, không bị áp trần 01 tháng lương bình quân nhưng phải đáp ứng các điều kiện của chi phí tiền lương.
2. Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Nghĩa vụ xuất hóa đơn: Doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử và tính thuế GTGT đầu ra cho hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động, tương tự như khi bán hàng.
- Khấu trừ thuế đầu vào: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua về làm quà Tết được khấu trừ nếu khoản chi này đáp ứng điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế.
3. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
- Thu nhập chịu thuế: Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền (bao gồm quà Tết) mà người sử dụng lao động chi cho người lao động và xác định được đích danh người hưởng, đều được coi là thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công.
- Trường hợp không tính thuế: Nếu khoản chi là phúc lợi chung cho tập thể, không ghi tên từng cá nhân (ví dụ: tiệc tất niên), thì có thể không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của mỗi người.
4. Bảo hiểm xã hội (BHXH)
Tiền thưởng Tết, quà Tết, và các khoản phúc lợi dịp lễ không có tính chất thường xuyên, ổn định hàng tháng. Do đó, các khoản này không được tính vào tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.
II. Điều kiện để chi phí quà Tết được tính vào chi phí được trừ
Để chi phí quà Tết biếu tặng nhân viên được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau đây.
1. Đáp ứng điều kiện chung về chi phí được trừ
- Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi phải thực tế phát sinh và phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp (việc chăm lo đời sống nhân viên được xem là phục vụ SXKD).
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Bao gồm hóa đơn đầu vào khi mua quà và các chứng từ nội bộ liên quan.
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua quà có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
2. Đáp ứng điều kiện riêng đối với chi phí phúc lợi
Vì quà Tết được xếp vào nhóm chi phúc lợi, doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu đặc thù:
- Có quy định nội bộ rõ ràng: Chính sách quà Tết phải được nêu cụ thể trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, hoặc Quy chế tài chính/lương thưởng/phúc lợi của công ty.
- Có đầy đủ hồ sơ chứng minh: Cần có Quyết định chi quà Tết, danh sách nhân viên nhận quà có ký nhận, hóa đơn mua hàng, biên bản bàn giao…
- Không vượt trần chi phí phúc lợi: Tổng tất cả các khoản chi có tính chất phúc lợi trong năm (nghỉ mát, hiếu hỷ, quà 8/3, quà Tết…) không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Theo Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, tổng số chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
Cách xác định 01 tháng lương bình quân thực tế = (Tổng quỹ tiền lương thực tế đã chi trong năm) / 12 tháng.
3. Ví dụ về cách tính trần chi phí phúc lợi
Giả sử trong năm 2025, Công ty A có các số liệu sau:
- Tổng quỹ tiền lương thực tế đã chi cho người lao động: 24 tỷ đồng.
- Vậy, 01 tháng lương bình quân thực tế = 24 tỷ / 12 = 2 tỷ đồng. Đây là hạn mức chi phúc lợi tối đa được trừ trong năm.
Trong năm, công ty đã chi các khoản phúc lợi:
| Khoản chi phúc lợi | Số tiền (tỷ đồng) |
|---|---|
| Nghỉ mát, team building | 0.8 |
| Hiếu hỷ, ốm đau | 0.5 |
| Quà các dịp lễ khác | 0.4 |
| Quà Tết cho nhân viên | 0.7 |
| Tổng chi phúc lợi năm | 2.4 |
Kết quả:
- Trần chi phúc lợi được trừ: 2 tỷ đồng.
- Tổng chi thực tế: 2.4 tỷ đồng.
- Phần chi vượt trần: 2.4 – 2 = 0.4 tỷ đồng (tương đương 400 triệu đồng).
- Khi quyết toán thuế TNDN, 400 triệu đồng này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, làm tăng thu nhập tính thuế và số thuế TNDN phải nộp.
III. Hướng dẫn xuất hóa đơn quà Tết biếu tặng nhân viên chuẩn 2026
Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động. Quy định này không có ngoại lệ.
1. Các trường hợp phải xuất hóa đơn cho quà Tết
- Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài rồi dùng để tặng nhân viên.
- Doanh nghiệp dùng chính sản phẩm, dịch vụ do mình sản xuất, kinh doanh để làm quà Tết.
- Doanh nghiệp dùng hàng hóa để trả thay một phần lương hoặc thưởng cho nhân viên.
Lưu ý: Quy định về hóa đơn dưới 200.000 đồng chỉ liên quan đến việc lập hóa đơn gộp cuối ngày khi người mua không lấy hóa đơn, chứ không miễn trừ nghĩa vụ phải lập hóa đơn cho hàng biếu tặng.
2. Hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử cho quà biếu tặng
Khi lập hóa đơn cho quà Tết tặng nhân viên, kế toán cần lưu ý các chỉ tiêu sau:
- Thông tin người mua: Có thể ghi là “Tập thể cán bộ nhân viên Công ty ABC” kèm theo bảng kê danh sách nhận quà lưu nội bộ, hoặc ghi tên từng cá nhân nhận quà (Mã số thuế để trống nếu cá nhân không có).
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ ràng, ví dụ: “Quà Tết Nguyên đán 2026 tặng nhân viên – Giỏ quà An Khang”.
- Giá tính thuế GTGT: Là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc biếu tặng, không phải là giá mua vào.
- Thuế suất và tiền thuế GTGT: Ghi theo thuế suất của mặt hàng tại thời điểm xuất hóa đơn (ví dụ: 8% hoặc 10%).
- Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người nhận, tức là khi doanh nghiệp thực tế bàn giao quà cho nhân viên.
IV. Xử lý thuế GTGT, TNCN và BHXH đối với quà Tết
1. Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Thuế GTGT đầu vào: Được khấu trừ nếu có hóa đơn GTGT hợp pháp, thanh toán không dùng tiền mặt (với hóa đơn ≥ 5 triệu) và khoản chi phúc lợi nằm trong trần được trừ của thuế TNDN.
- Thuế GTGT đầu ra: Doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn biếu tặng như hóa đơn bán hàng thông thường. Khoản thuế này sẽ làm tăng chi phí thực tế của doanh nghiệp.
2. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
- Trường hợp phải tính thuế TNCN: Nếu quà Tết (tiền mặt, hiện vật, voucher) được chi theo danh sách, xác định được giá trị cho từng cá nhân, thì giá trị món quà đó được xem là thu nhập từ tiền lương, tiền công và phải cộng vào thu nhập chịu thuế của nhân viên trong kỳ để tính thuế TNCN.
- Trường hợp không tính thuế TNCN: Nếu chi dưới dạng phúc lợi chung cho tập thể như tổ chức tiệc tất niên, du lịch chung, sự kiện văn nghệ… mà không xác định được thu nhập của từng cá nhân thì thường không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
3. Bảo hiểm xã hội (BHXH)
Như đã đề cập, các khoản thưởng và quà Tết không có tính chất ổn định và thường xuyên, do đó không phải là khoản thu nhập làm căn cứ để tính đóng BHXH, BHYT, BHTN. Điều này áp dụng cho cả thưởng Tết bằng tiền và quà Tết bằng hiện vật.
V. Hướng dẫn hạch toán chi phí quà Tết biếu tặng nhân viên
Dưới đây là phương pháp hạch toán phổ biến theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC có thể áp dụng tương tự với các tài khoản tương ứng.
1. Mua quà Tết từ bên ngoài về tặng nhân viên
Bước 1: Khi mua quà Tết (nhập kho)
Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá chưa thuế)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải trả người bán
Bước 2: Khi xuất kho tặng nhân viên và lập hóa đơn đầu ra
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi phí phúc lợi)
Có TK 156 – Hàng hóa (theo giá vốn)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (theo giá bán tương đương)
Lưu ý: Phần thuế GTGT đầu ra cũng được hạch toán vào chi phí phúc lợi (Nợ TK 642, Có TK 3331).
2. Dùng sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất làm quà Tết
Bước 1: Khi xuất kho thành phẩm để tặng
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155 – Thành phẩm
Bước 2: Ghi nhận chi phí phúc lợi và thuế GTGT đầu ra
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (bằng giá vốn + thuế GTGT đầu ra)
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
VI. So sánh giữa quà Tết hiện vật và thưởng Tết bằng tiền
| Tiêu chí | Quà Tết hiện vật (Giỏ quà, voucher…) | Thưởng Tết bằng tiền (Lương tháng 13…) |
|---|---|---|
| Bản chất chi phí (TNDN) | Khoản chi có tính chất phúc lợi. | Khoản chi tiền lương, tiền thưởng. |
| Hạn mức được trừ (TNDN) | Bị giới hạn trong trần 01 tháng lương bình quân của tổng chi phúc lợi. | Không bị giới hạn bởi trần phúc lợi (nếu đáp ứng điều kiện chi lương). |
| Hóa đơn, chứng từ | Bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra khi tặng. | Chứng từ là bảng lương, phiếu chi, ủy nhiệm chi. |
| Thuế GTGT | Có thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp. | Không phát sinh thuế GTGT. |
| Thuế TNCN | Chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công nếu xác định cho từng cá nhân. | Chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công. |
| Bảo hiểm xã hội | Không tính vào lương tháng đóng BHXH. | Không tính vào lương tháng đóng BHXH. |
Từ góc độ tối ưu thuế, nhiều doanh nghiệp kết hợp cả hai hình thức: một phần quà hiện vật nằm trong giới hạn phúc lợi cho phép và phần còn lại chuyển thành thưởng Tết bằng tiền để không bị khống chế bởi trần chi phí.
Nếu quà Tết là hàng hóa/dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT theo TT 219/2013 thì khi lập hóa đơn vẫn phải lập, nhưng dòng thuế suất và tiền thuế GTGT để trống và gạch bỏ (không phát sinh GTGT đầu ra).
VII. Rủi ro thường gặp và giải pháp phòng tránh
Để đảm bảo tuân thủ quy định, các bạn kế toán cần lưu ý tránh các sai sót phổ biến sau:
1. Không xuất hóa đơn hoặc xuất sai thời điểm
- Rủi ro: Bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, bị ấn định thuế, loại trừ VAT đầu vào và chi phí TNDN liên quan.
- Cách tránh: Luôn lập hóa đơn điện tử khi xuất quà tặng, tại thời điểm bàn giao quà cho người lao động.
2. Vượt trần 01 tháng lương bình quân chi phúc lợi
- Rủi ro: Phần chi vượt trần bị loại khỏi chi phí được trừ, dẫn đến truy thu thuế TNDN và tiền chậm nộp.
- Cách tránh: Theo dõi và lập kế hoạch tổng quỹ phúc lợi từ đầu năm, đối chiếu với quỹ lương dự kiến để điều chỉnh kịp thời.
3. Không quy định chính sách quà Tết trong quy chế nội bộ
- Rủi ro: Cơ quan thuế có thể không chấp nhận đây là khoản chi phục vụ sản xuất kinh doanh, dẫn đến bị loại trừ.
- Cách tránh: Xây dựng và ban hành quy chế lương thưởng, phúc lợi có ghi rõ nguyên tắc, đối tượng và mức hưởng quà Tết.
4. Bỏ sót nghĩa vụ kê khai thuế TNCN cho quà Tết
- Rủi ro: Bị truy thu thuế TNCN, phạt vi phạm và tiền chậm nộp.
- Cách tránh: Gộp giá trị quà Tết đã quy đổi ra tiền vào bảng lương của tháng phát sinh để tính thuế TNCN đầy đủ.
VIII. Tóm tắt Hướng dẫn xuất hóa đơn và hạch toán quà Tết tặng nhân viên (cập nhật 2026)
Việc xử lý chi phí quà Tết cho nhân viên đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ chặt chẽ các quy định về thuế và kế toán. Tóm lại, doanh nghiệp cần ghi nhớ các điểm mấu chốt: luôn xuất hóa đơn đầu ra khi biếu tặng, theo dõi chặt chẽ trần chi phí phúc lợi 01 tháng lương bình quân, hạch toán đúng và đủ, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế TNCN cho người lao động.
Việc xây dựng một quy trình rõ ràng và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp vừa thể hiện sự quan tâm đến nhân viên, vừa tối ưu chi phí và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.
