Bán hàng trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada, TikTok Shop đã trở thành hình thức kinh doanh phổ biến tại Việt Nam. Tuy nhiên, nhiều người bán vẫn chưa nắm rõ các quy định về hóa đơn bán hàng qua sàn thương mại điện tử và trách nhiệm pháp lý liên quan.
Việc hiểu đúng và đủ các quy tắc về hóa đơn, vai trò của sàn TMĐT và người bán là vô cùng cần thiết để tránh vi phạm pháp luật và bảo vệ quyền lợi khách hàng. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết nhất về hóa đơn trong kinh doanh điện tử, đặc biệt là các quy định mới nhất có hiệu lực từ tháng 6 và 7 năm 2025.
Cơ sở pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 – Căn cứ pháp lý nền tảng về quản lý thuế, hóa đơn.
- Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 – Quy định quyền lợi người tiêu dùng trong giao dịch.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP – Sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020, có hiệu lực từ 01/06/2025.
- Nghị định 117/2025/NĐ-CP – Quy định về quản lý thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng TMĐT, có hiệu lực từ 01/07/2025.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP – Quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC – Hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực trước 01/06/2025).
- Thông tư 32/2025/TT-BTC – Hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ (thay thế Thông tư 78), có hiệu lực từ 01/06/2025.
I. Giới thiệu tổng quan về hóa đơn bán hàng qua sàn thương mại điện tử và các loại hóa đơn áp dụng cho bán hàng qua sàn TMĐT
Hóa đơn trong bán hàng qua sàn TMĐT là chứng từ kế toán do người bán lập, ghi nhận thông tin giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thông qua một nền tảng số trung gian. Đây không chỉ là bằng chứng pháp lý của giao dịch mà còn là cơ sở để thực hiện nghĩa vụ thuế. Dù kinh doanh trực tiếp hay online, các yêu cầu về hóa đơn vẫn áp dụng như nhau đối với những người bán thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Tùy thuộc vào mô hình và quy mô kinh doanh, người bán trên sàn TMĐT có thể sử dụng các loại hóa đơn điện tử khác nhau theo quy định.
1. Hóa đơn thương mại điện tử
Đây là loại hóa đơn chuyên biệt dành riêng cho hoạt động bán hàng trên các nền tảng số, được quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025). Hóa đơn này được khởi tạo và lưu trữ hoàn toàn dưới dạng điện tử, có ký hiệu mẫu số riêng (mẫu số 7) và tích hợp đầy đủ thông tin giao dịch trực tuyến như mã đơn hàng, phương thức thanh toán. Quan trọng nhất, nó có khả năng truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.
2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Đây là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua, đảm bảo tính bảo mật và hợp pháp cao. Loại hóa đơn này áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, và những người bán nhỏ lẻ trên sàn TMĐT không thuộc trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn thương mại điện tử chuyên biệt.
3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Loại hóa đơn này được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Tuy nhiên, từ ngày 01/06/2025, loại hóa đơn này không được áp dụng cho hoạt động bán hàng qua sàn TMĐT. Thay vào đó, các hộ, cá nhân kinh doanh trên sàn phải chuyển sang sử dụng hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
II. Trách nhiệm của người bán liên quan đến hóa đơn
Người bán (doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) là bên chịu trách nhiệm chính trong việc lập và cung cấp hóa đơn cho khách hàng.
1. Lập hóa đơn đúng thời điểm và đầy đủ nội dung
- Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với sàn TMĐT, thời điểm này thường là khi hàng hóa được giao thành công đến tay người mua.
- Nội dung bắt buộc: Hóa đơn phải có đầy đủ các thông tin như: thông tin người bán; thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh nếu có yêu cầu); chi tiết hàng hóa, dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá, thành tiền); thuế suất và tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán; ký hiệu và số hóa đơn; thời điểm lập hóa đơn; và mã của cơ quan thuế (nếu có).
2. Lưu trữ và cung cấp hóa đơn theo quy định
- Lưu trữ hóa đơn: Người bán phải lưu giữ hóa đơn điện tử, đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và không bị thay đổi trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán (thường từ 3-5 năm).
- Cung cấp hóa đơn: Người bán phải gửi hóa đơn cho khách hàng và sẵn sàng cung cấp bản sao khi có yêu cầu, hoặc cho phép khách hàng tra cứu hóa đơn qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
3. Kê khai, nộp thuế và xử lý hóa đơn khi có sai sót
- Kê khai và nộp thuế: Dựa trên các hóa đơn đã xuất, người bán phải tự thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế. Tuy nhiên, từ 01/07/2025, đối với các sàn có chức năng thanh toán trực tuyến, sàn sẽ thực hiện việc này thay cho người bán.
- Xử lý khi trả hàng hoặc sai sót: Khi khách hàng trả hàng hoặc phát hiện sai sót, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh (trả một phần hàng) hoặc hóa đơn thay thế (trả toàn bộ hàng). Hóa đơn này phải được lập ngay tại thời điểm phát sinh sự việc.
4. Trách nhiệm khi ủy nhiệm xuất hóa đơn cho sàn
Khi ủy nhiệm cho sàn TMĐT xuất hóa đơn, người bán vẫn phải chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hóa đơn, cung cấp đầy đủ thông tin chính xác cho sàn, kiểm tra hóa đơn trước khi gửi (nếu có) và xác nhận việc ủy nhiệm bằng văn bản.
III. Trách nhiệm của sàn thương mại điện tử về hóa đơn
Sàn TMĐT không phải là người bán hàng trực tiếp nhưng có những trách nhiệm quan trọng liên quan đến hóa đơn và quản lý thuế.
1. Hỗ trợ kỹ thuật và cung cấp thông tin
- Hạ tầng kỹ thuật: Sàn TMĐT phải cung cấp nền tảng kỹ thuật để người bán có thể lập, gửi, lưu trữ và kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo chuẩn quy định.
- Cung cấp thông tin: Sàn phải cung cấp đầy đủ thông tin giao dịch (mã đơn hàng, giá bán, phí, thuế) để người bán lập hóa đơn chính xác và cung cấp báo cáo cho cơ quan thuế khi có yêu cầu.
2. Bảo vệ thông tin cá nhân và giám sát hoạt động
- Bảo vệ thông tin: Sàn phải bảo vệ thông tin cá nhân của người mua theo quy định pháp luật, chỉ sử dụng cho các mục đích hợp pháp như lập hóa đơn, kê khai thuế.
- Kiểm tra và giám sát: Sàn có trách nhiệm xác thực thông tin người bán, giám sát giao dịch để phát hiện bất thường và ngăn chặn các hoạt động gian lận, lừa đảo.
3. Trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay (Từ 01/07/2025)
Đây là một quy định mới và rất quan trọng theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP. Từ ngày 01/07/2025, các sàn TMĐT có chức năng thanh toán trực tuyến (Shopee, Lazada, TikTok Shop) bắt buộc phải:
- Khấu trừ thuế GTGT và TNCN từ doanh thu của người bán trong mỗi giao dịch.
- Kê khai chi tiết thông tin về từng giao dịch, người bán, người mua.
- Nộp thuế thay cho người bán đến cơ quan thuế đúng hạn. Điều này giúp giảm đáng kể gánh nặng hành chính và rủi ro cho người bán cá nhân.
4. Trách nhiệm khi nhận ủy nhiệm lập hóa đơn
Khi được người bán ủy nhiệm lập hóa đơn, sàn TMĐT phải lập hóa đơn chính xác, đúng thời điểm, báo cáo cho cơ quan thuế về việc ủy nhiệm và lưu trữ hóa đơn theo quy định. Sàn sẽ chịu trách nhiệm liên đới với người bán về tính hợp pháp của hóa đơn.
IV. Những quy định mới quan trọng về hóa đơn áp dụng từ năm 2025
Năm 2025 đánh dấu nhiều thay đổi lớn trong quy định về hóa đơn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến người bán hàng online.
1. Quy định áp dụng từ 01/06/2025 (Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC)
- Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng qua sàn TMĐT phải sử dụng hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không được dùng hóa đơn từ máy tính tiền.
- Mở rộng đối tượng được ủy nhiệm: Người bán (bao gồm cả hộ, cá nhân kinh doanh) có thể ủy nhiệm cho sàn TMĐT hoặc một bên thứ ba khác lập hóa đơn, không bắt buộc phải có quan hệ liên kết.
- Đơn giản hóa quy trình thay thế, điều chỉnh: Quy trình xử lý hóa đơn sai sót được đơn giản hóa, giúp xử lý nhanh chóng và hiệu quả hơn.
2. Quy định áp dụng từ 01/07/2025 (Nghị định 117/2025/NĐ-CP)
- Sàn TMĐT khấu trừ và nộp thuế thay: Các sàn có chức năng thanh toán trực tuyến bắt buộc phải thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho hộ, cá nhân kinh doanh.
- Giảm gánh nặng cho người bán: Người bán không phải tự kê khai, nộp thuế đối với phần doanh thu đã được sàn nộp thay, giúp giảm thiểu rủi ro và công sức.
V. Xử phạt vi phạm và quyền lợi của người tiêu dùng
1. Mức xử phạt vi phạm về hóa đơn
- Đối với người bán: Các hành vi như không lập hóa đơn, lập hóa đơn sai thời điểm, sai nội dung, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp có thể bị phạt tiền từ 5 triệu đến 50 triệu đồng, tùy mức độ vi phạm. Trong trường hợp nghiêm trọng, có thể bị tước quyền kinh doanh.
- Đối với sàn TMĐT: Các hành vi như không cung cấp hạ tầng kỹ thuật, không hỗ trợ kết nối dữ liệu, không kê khai nộp thuế thay (khi có nghĩa vụ) có thể bị phạt tiền từ 10 triệu đến 50 triệu đồng, thậm chí bị đình chỉ hoạt động.
2. Quyền lợi và trách nhiệm của người tiêu dùng
- Quyền lợi: Người tiêu dùng có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn, yêu cầu ghi thông tin cá nhân trên hóa đơn, tra cứu thông tin hóa đơn và được bảo vệ thông tin cá nhân.
- Trách nhiệm: Người tiêu dùng có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác khi yêu cầu xuất hóa đơn và lưu giữ hóa đơn cho các mục đích hợp pháp như bảo hành, khiếu nại.
VI. Tóm tắt Hóa đơn bán hàng qua sàn thương mại điện tử: Trách nhiệm của sàn và người bán (cập nhật 2025)
Việc tuân thủ quy định về hóa đơn bán hàng qua sàn thương mại điện tử là yêu cầu bắt buộc, giúp hoạt động kinh doanh minh bạch và bền vững. Người bán chịu trách nhiệm chính trong việc lập hóa đơn đúng thời điểm, đúng nội dung.
Sàn TMĐT đóng vai trò hỗ trợ kỹ thuật và đặc biệt, từ tháng 7/2025, sẽ có thêm trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho người bán. Các quy định mới không chỉ giúp cơ quan nhà nước quản lý thuế hiệu quả, chống thất thu ngân sách mà còn bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và tạo ra một môi trường kinh doanh công bằng, minh bạch cho tất cả các bên tham gia.
