Từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu vùng chính thức tăng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, đồng thời Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cũng siết chặt cách xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Điều này khiến việc xây dựng và cập nhật thang bảng lương 2026 trở thành nhiệm vụ cấp bách với mọi doanh nghiệp. Nếu xây dựng “cho có”, không đúng luật, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro bị xử phạt, truy thu thuế, BHXH và tranh chấp lao động.
Ngược lại, một hệ thống thang bảng lương chuẩn sẽ là công cụ quản trị nhân sự hiệu quả, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp và hướng dẫn chi tiết cách xây dựng thang bảng lương 2026 chuẩn pháp luật cho các bạn.
Cơ sở pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14): Quy định chung về tiền lương, mức lương tối thiểu và nghĩa vụ xây dựng thang bảng lương của doanh nghiệp.
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP: Quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ ngày 01/01/2026.
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15): Có hiệu lực từ 01/07/2025, quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết Luật BHXH 2024 về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
- Nghị định 12/2022/NĐ-CP: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
- Thông tư 06/2024/TT-BLĐTBXH: Quy định riêng về thang bảng lương đối với doanh nghiệp nhà nước.
I. Thang lương, bảng lương là gì theo quy định mới nhất?
1. Định nghĩa thang lương và bảng lương
Theo quy định của pháp luật và thực tiễn quản trị nhân sự, thang lương và bảng lương được hiểu như sau:
- Thang lương: Là hệ thống các bậc lương được sắp xếp tăng dần, gắn với từng chức danh hoặc nhóm chức danh. Mỗi bậc lương phản ánh một mức độ khác nhau về năng lực, kinh nghiệm, trách nhiệm và kết quả công việc. Thang lương là căn cứ để thỏa thuận lương trong hợp đồng, xét nâng lương định kỳ và quản trị chi phí nhân sự.
- Bảng lương: Là bảng tổng hợp các mức lương áp dụng cho toàn bộ chức danh, vị trí trong doanh nghiệp, có thể đi kèm các bậc lương và phụ cấp cố định. Bảng lương là cơ sở để tính toán số tiền thực tế chi trả cho từng người lao động trong kỳ, bao gồm lương, phụ cấp và các khoản khấu trừ (BHXH, Thuế TNCN,…).
Bộ luật Lao động 2019 không có điều khoản định nghĩa riêng nhưng tại Điều 93 quy định rõ: người sử dụng lao động bắt buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng và trả lương.
2. Phân biệt với “bảng lương cơ sở” trong khu vực nhà nước
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn thang bảng lương của mình với “lương cơ sở” áp dụng cho cán bộ, công chức, viên chức. Cần làm rõ rằng trong doanh nghiệp tư nhân:
- Không áp dụng “lương cơ sở” như khu vực công.
- Mức sàn (mức thấp nhất) để thiết kế thang lương là mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Chính phủ, cụ thể từ 01/01/2026 là Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
3. Vai trò pháp lý và quản trị của thang bảng lương
Thang bảng lương không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp:
- Cơ sở pháp lý: Là căn cứ để thỏa thuận lương trong hợp đồng lao động, xác định tiền lương đóng bảo hiểm bắt buộc, và là hồ sơ quan trọng khi quyết toán thuế TNDN.
- Công cụ quản trị: Giúp doanh nghiệp quản lý quỹ lương hiệu quả, đảm bảo công bằng nội bộ, tạo động lực cho người lao động thông qua lộ trình tăng lương, thăng tiến rõ ràng.
- Giảm thiểu rủi ro: Một hệ thống thang bảng lương minh bạch, đúng luật giúp giảm thiểu nguy cơ tranh chấp lao động về tiền lương và các rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra.
II. Khung pháp lý mới nhất về thang bảng lương từ năm 2026
1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương không?
Câu trả lời là CÓ. Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương. Tuy nhiên, có một thay đổi quan trọng so với trước đây:
- Bắt buộc xây dựng, công khai và lưu trữ: Doanh nghiệp phải xây dựng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), công bố công khai tại nơi làm việc và lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp.
- Không còn phải đăng ký với cơ quan nhà nước: Từ ngày 01/01/2021, quy định về việc gửi/đăng ký thang bảng lương với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp huyện đã được bãi bỏ. Doanh nghiệp chỉ cần xuất trình khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.
2. Cập nhật mức lương tối thiểu vùng năm 2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP
Đây là nền tảng bắt buộc khi xây dựng thang bảng lương 2026. Nghị định 293/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026 quy định mức lương tối thiểu tháng và giờ như sau:
| Vùng | Mức lương tối thiểu tháng (đồng/tháng) | Mức lương tối thiểu giờ (đồng/giờ) |
|---|---|---|
| Vùng I | 5.310.000 | 25.500 |
| Vùng II | 4.730.000 | 22.700 |
| Vùng III | 4.140.000 | 20.000 |
| Vùng IV | 3.700.000 | 17.800 |
Lưu ý quan trọng: Mức lương theo công việc hoặc chức danh trả cho người lao động làm đủ thời giờ làm việc bình thường và hoàn thành định mức lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng nêu trên.
3. Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH từ 01/07/2025
Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm:
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong thang bảng lương của doanh nghiệp.
- Các khoản phụ cấp lương để bù đắp về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt,…
- Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể và trả thường xuyên trong mỗi kỳ lương.
Điều này có nghĩa là, mức lương đóng BHXH phải gắn chặt và không được thấp hơn mức lương trong thang bảng lương và hợp đồng lao động. Mọi hành vi “lách” luật bằng cách xây dựng thang lương thấp hơn thực trả đều mang lại rủi ro bị truy thu và phạt lãi chậm nộp.
4. Quy định riêng cho doanh nghiệp nhà nước theo Thông tư 06/2024/TT-BLĐTBXH
Đối với công ty TNHH một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ, Thông tư 06/2024/TT-BLĐTBXH cho phép:
- Chủ động hơn trong việc xây dựng, sửa đổi, ban hành thang lương, bảng lương, phụ cấp lương và các tiêu chuẩn áp dụng.
- Tuy nhiên, việc quyết định này phải đảm bảo tổng tiền lương trong năm không vượt quá quỹ tiền lương kế hoạch đã được phê duyệt và vẫn phải tuân thủ quy định về mức lương tối thiểu vùng.
III. Rủi ro và mức phạt nếu xây dựng thang bảng lương sai quy định
1. Các rủi ro thực tế doanh nghiệp phải đối mặt
Việc xem nhẹ thang bảng lương có thể dẫn đến nhiều rủi ro nghiêm trọng:
- Rủi ro pháp lý: Bị xử phạt vi phạm hành chính khi thanh tra lao động phát hiện không xây dựng, không công khai hoặc trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng.
- Rủi ro BHXH: Bị truy thu số tiền BHXH phải đóng trên mức lương đúng, cộng với lãi chậm nộp. Đây là rủi ro tài chính lớn nhất, có thể lên tới hàng trăm triệu hoặc hàng tỷ đồng nếu sai phạm kéo dài.
- Rủi ro về thuế: Chi phí tiền lương có thể bị loại khi quyết toán thuế TNDN nếu hồ sơ lương (bao gồm thang bảng lương) không đầy đủ, không hợp lệ. Đồng thời, có thể bị truy thu thuế TNCN.
- Rủi ro tranh chấp lao động: Thiếu một hệ thống lương minh bạch là nguyên nhân chính dẫn đến các khiếu nại, tranh chấp về sự công bằng, phân biệt đối xử trong trả lương.
2. Mức phạt tiền cụ thể theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP
Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định rõ các mức phạt đối với hành vi vi phạm về thang bảng lương như sau:
- Phạt tiền từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng (đối với tổ chức) cho các hành vi:
- Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động.
- Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
- Không công bố công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
- Phạt tiền từ 40.000.000 – 150.000.000 đồng (đối với tổ chức) cho hành vi trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Mức phạt cụ thể phụ thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền lương thiếu cho người lao động.
IV. Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương 2026 chuẩn pháp luật từng bước
Để xây dựng một hệ thống thang bảng lương vừa đúng luật, vừa hiệu quả, Thuận Thiên gợi ý bạn thực hiện theo các bước sau:
1. Bước 1: Rà soát cơ sở pháp lý và dữ liệu nội bộ
- Chuẩn bị pháp lý: Tập hợp các văn bản luật đã nêu ở trên, đặc biệt là Nghị định 293/2025/NĐ-CP để xác định đúng vùng và mức lương tối thiểu áp dụng cho doanh nghiệp.
- Chuẩn bị dữ liệu nội bộ: Thống kê đầy đủ sơ đồ tổ chức, danh sách các chức danh hiện có, mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí và mức lương thực trả hiện tại.
2. Bước 2: Phân nhóm chức danh và thiết kế ngạch lương
- Chia các chức danh thành các nhóm có tính chất tương đồng để dễ quản lý, ví dụ: Nhóm quản lý, Nhóm chuyên môn – nghiệp vụ, Nhóm nhân viên văn phòng, Nhóm lao động trực tiếp…
- Mỗi nhóm có thể được xây dựng một ngạch lương riêng, phản ánh đúng độ phức tạp và yêu cầu của công việc.
3. Bước 3: Xác định số bậc lương và khoảng cách giữa các bậc
- Pháp luật hiện hành không còn quy định khoảng cách tối thiểu 5% giữa hai bậc lương liền kề. Doanh nghiệp được toàn quyền tự quyết định.
- Thông thường, mỗi chức danh nên có từ 3-7 bậc lương để tạo động lực và ghi nhận sự phát triển của người lao động. Khoảng cách giữa các bậc nên đủ hấp dẫn, thường từ 5-10%.
4. Bước 4: Xác định mức lương cụ thể cho từng bậc (gắn với lương tối thiểu vùng)
- Nguyên tắc cốt lõi: Mức lương bậc 1 của chức danh giản đơn nhất trong điều kiện làm việc bình thường phải bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng.
- Các bậc tiếp theo và các chức danh yêu cầu trình độ cao hơn sẽ được xây dựng với mức lương cao hơn, đảm bảo sự hợp lý và công bằng trong nội bộ.
5. Bước 5: Lấy ý kiến, ban hành và công bố công khai
- Soạn thảo Quyết định ban hành thang bảng lương, kèm theo Phụ lục chi tiết.
- Tổ chức lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và lập thành biên bản.
- Sau khi hoàn tất, ban hành chính thức và công bố công khai tại nơi làm việc (bảng tin, email, hệ thống nội bộ…) để toàn thể người lao động được biết.
6. Bước 6: Cập nhật hợp đồng lao động và hồ sơ liên quan
- Mức lương trong hợp đồng lao động phải khớp với một bậc lương cụ thể trong thang bảng lương đã ban hành.
- Đối với các trường hợp có mức lương thấp hơn quy định mới, cần ký phụ lục hợp đồng để điều chỉnh lại mức lương và mức đóng BHXH tương ứng.
V. Mẫu thang bảng lương tham khảo năm 2026
Dưới đây là một mẫu tham khảo cho doanh nghiệp hoạt động tại Vùng I (Mức lương tối thiểu vùng từ 01/01/2026 là 5.310.000 đồng/tháng). Mức chênh lệch giữa các bậc chỉ là minh họa.
| Chức danh | Bậc 1 (đồng) | Bậc 2 (đồng) | Bậc 3 (đồng) | Bậc 4 (đồng) | Bậc 5 (đồng) |
|---|---|---|---|---|---|
| Nhân viên phổ thông | 5.310.000 | 5.630.000 | 5.970.000 | 6.330.000 | 6.710.000 |
| Nhân viên văn phòng / kinh doanh | 6.200.000 | 6.600.000 | 7.020.000 | 7.460.000 | 7.920.000 |
| Chuyên viên (Kế toán, Nhân sự,…) | 8.000.000 | 8.520.000 | 9.040.000 | 9.600.000 | 10.200.000 |
| Trưởng phòng | 12.000.000 | 12.800.000 | 13.600.000 | 14.500.000 | 15.500.000 |
| Phó giám đốc | 18.000.000 | 19.200.000 | 20.500.000 | 22.000.000 | 23.500.000 |
Lưu ý: Đây chỉ là mẫu tham khảo. Doanh nghiệp cần điều chỉnh số bậc, mức lương và các loại phụ cấp cho phù hợp với tình hình thực tế và quỹ lương của mình. Điều kiện bắt buộc là bậc 1 của chức danh giản đơn nhất không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tương ứng.
VI. Checklist cập nhật thang bảng lương theo mức lương tối thiểu vùng 2026
Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, bộ phận nhân sự và kế toán cần thực hiện checklist sau đây kể từ ngày 01/01/2026:
- Xác định lại vùng lương tối thiểu: Kiểm tra lại địa bàn hoạt động của doanh nghiệp theo Phụ lục của Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
- Đối chiếu toàn bộ thang bảng lương hiện hành: Rà soát từng bậc lương của từng chức danh, đảm bảo không có bậc nào thấp hơn mức lương tối thiểu vùng mới.
- Điều chỉnh thang bảng lương nếu cần: Nâng mức lương bậc 1 và điều chỉnh các bậc còn lại để đảm bảo tính hợp lý.
- Cập nhật hợp đồng lao động: Ký phụ lục hợp đồng để điều chỉnh lương cho những người lao động bị ảnh hưởng.
- Hoàn thiện hồ sơ pháp lý: Ban hành Quyết định điều chỉnh, lấy ý kiến (nếu có), công bố công khai và lưu trữ cẩn thận để phục vụ thanh tra.
VII. Tóm tắt thang bảng lương 2026: Định nghĩa, rủi ro pháp lý và hướng dẫn xây dựng chuẩn luật
Việc xây dựng và cập nhật thang bảng lương 2026 không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là một bước đi chiến lược trong quản trị nhân sự. Việc tuân thủ mức lương tối thiểu vùng mới theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP và các quy định liên quan của Luật BHXH 2024 là yêu cầu bắt buộc để tránh các rủi ro về xử phạt hành chính, truy thu BHXH và thuế.
Bằng cách xây dựng một hệ thống thang bảng lương rõ ràng, công bằng và đúng luật, doanh nghiệp không chỉ bảo vệ mình trước pháp luật mà còn tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, tạo động lực và giữ chân nhân tài hiệu quả.
